Agent.e de soutien administratif, classe I

Collège Jean-de-Brébeuf https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2020/06/Logo-Brebeuf.jpeg

Location: Quebec Montreal CA

Collège Jean-de-Brébeuf
Montréal
Les candidatures sont actuellement fermées.

Référence de poste : SP-2022-0113

Description

Cet emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs du Service de la Vie communautaire et à assumer la responsabilité des travaux administratifs reliés au service.

Description de tâches

La personne titulaire de ce poste peut être appelée à exécuter les tâches suivantes :

  • Exécuter des tâches générales de travaux administratifs pour la gestion du service;
  • Collaborer à l’élaboration du calendrier d’opération des plateaux sportifs et des locaux en fonction des besoins;
  • Assurer la mise à jour annuelle, sous la responsabilité du service, de l’usage des locaux et en conformité au protocole des plateaux sportifs;
  • Prendre et fixer des rendez-vous, recevoir les communications et donner des renseignements relatifs au service;
  • Accueillir les usagers et clients, les informer et les orienter selon les politiques établies;
  • Procéder aux visites des installations avec des clients potentiels;
  • Maintenir un contact avec les usagers et clients et établir des relations avec des clients potentiels pour connaître les besoins et leur offrir les services disponibles;
  • Effectuer les suivis nécessaires à l’organisation des événements de la clientèle interne et externe, et en faire le suivi après réalisation;
  • Compléter les contrats de locations officiels et les transmettre aux clients;
  • Effectuer les suivis de paiements, de remboursements et de crédits;
  • Effectuer les dépôts du service (contrats de locations, petites caisses, etc) en collaboration avec le service des finances;
  • Planifier les activités locatives de concert avec son supérieur immédiat;
  • Réserver les locaux à l’extérieur des plages horaires de la pédagogie, en collaboration avec les différents services;
  • Effectuer la gestion administrative, la vérification et la compilation de documentations relatives à la gestion du service;
  • Effectuer la mise en page des documents (contrats, site web, communications diverses) et en vérifier l’orthographe et la grammaire;
  • Garder à jour le classement et appliquer la procédure d’archivage;
  • Colliger les données, préparer et diffuser l’information aux différents services, et ce, sous différentes formes;
  • Répondre aux demandes des usagers et clients et apporter les solutions nécessaires en fonction des décisions et directives normalement applicables qui lui auront été signalées;
  • Transiger avec le public ou le personnel sur des questions relevant du service;
  • Créer divers outils informatiques (tableaux, base de données, etc.) facilitant la gestion administrative du service;
  • Collaborer avec le Service de la vie étudiante et communautaire selon les besoins (accueil, promotion, gala sportif, gala des finissants, portes ouvertes, etc.);
  • Assurer une actualisation des politiques relatives au service des locations;
  • Au besoin, cette personne accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emploi ou détenir un diplôme de secondaire 5.
  • Détenir un DEC technique dans un champ de spécialisation approprié, notamment en administration, en bureautique, etc., un atout;
  • Posséder de l’expérience pertinente;
  • Maîtriser la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Avoir un anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit;
  • Être bon communicateur tout en étant discret;
  • Posséder de grandes habiletés en matière d’expérience-client;
  • Savoir maintenir des relations d’échange professionnel et de collaboration avec une clientèle diversifiée;
  • Être proactif et savoir gérer les priorités et avoir un sens de l’organisation développé;
  • Maîtriser l’environnement Windows et la suite Office;
  • Connaissance des Proloc et Coba un atout.

 

.



Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Partagez cet emploi!

Les employeurs qui recrutent
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.