Agent(e) de secrétariat

Ministère des Transports https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2019/10/Québec.jpg

Location: Quebec Joliette CA

Ministère des Transports
Joliette
À temps partiel
Les candidatures sont actuellement fermées.

Faire carrière au ministère des Transports, 

vous y avez pensé?

Les défis à relever au ministère des Transports sont nombreux et stimulants. Intervenant de premier plan dans l’économie du Québec, le Ministère a pour mission et mandat d’assurer, sur l’ensemble de son territoire, la mobilité durable des personnes et des marchandises par des systèmes de transport efficaces et sécuritaires. Vaste organisation, le Ministère emploie plus de 7 500 personnes et gère 31 000 kilomètres de routes et 5 400 structures. Concrètement, le Ministère entretient, rend sécuritaires, conçoit et bâtit les vastes réseaux de transport maritime, ferroviaire, aérien et routier du Québec tout en innovant et en respectant l’environnement.

Vous avez envie d’action? De travailler au sein d’une équipe dynamique? De participer à améliorer la qualité de vie des Québécoises et des Québécois? Saisissez cette occasion de mettre de l’avant votre implication et votre créativité afin de faire concrètement la différence. Le Ministère vous offre notamment un milieu de vie qui privilégie de nouvelles pratiques de gestion audacieuses et mieux adaptées aux réalités de la nouvelle génération. Grâce à l’approche Entreprise en santé, le Ministère est soucieux de la qualité de vie au travail de son personnel et désire offrir un milieu collaboratif, mobilisateur et respectueux, qui favorise la santé et le mieux-être des personnes. Laissez-vous transporter vers de nouveaux défis et joignez-vous au ministère des Transports!

Direction générale des Laurentides-Lanaudière (DGLL) – Direction de l’exploitation des Laurentides-Lanaudière – Centre de services de Joliette. Un emploi occasionnel est à pourvoir au 1163, boulevard Manseau, à Joliette.

Attributions

Sous la supervision du chef du centre de services, l’agente ou l’agent de secrétariat doit assurer des tâches administratives afin de répondre aux besoins des chefs du centre de services, du soutien à l’exploitation, du soutien administratif, du soutien technique ainsi que du secteur des opérations. Pour ce faire, la personne titulaire de l’emploi :

Déclaration de services aux citoyens

  • Accueille les visiteurs, et reçoit et achemine les appels téléphoniques.
  • Reçoit les signalements des citoyens, en effectue la saisie dans le logiciel de gestion des plaintes, achemine la requête au responsable du dossier et en assure le suivi conformément à la Politique concernant le traitement des plaintes et des demandes d’intervention.

Traitement de texte

  • Compose des documents à partir de notes prises ou d’ébauches proposées.
  • Conçoit et rédige de courtes notes de service ainsi que la correspondance courante.
  • Fait la mise en page de devis, et analyse et résume par écrit ou verbalement des documents.
  • Conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et les documents à produire.

Ressources matérielles

  • Est responsable de la gestion du système téléphonique.
  • Fait la mise à jour du système téléphonique lors d’arrivées et de départs de membres du personnel.
  • Effectue la mise à jour des messages automatisés lors de changements.
  • Effectue la mise à jour de la liste téléphonique.

Traitement de la correspondance

  • Dépouille la correspondance, effectue le classement dans Content Server, traite les demandes mineures, distribue le courrier et assigne certains dossiers.
  • Prépare les enveloppes nécessaires à l’envoi du courrier.
  • Est responsable du suivi de la correspondance ministérielle et des demandes émanant du cabinet.
  • Participe à l’élaboration de systèmes de classement et les tient à jour, et agit comme personne responsable du système de classement Content Server auprès du personnel du centre de services.

Ressources humaines

  • Achemine les demandes de personnel (prépare la demande dans le système de dotation).
  • Assure le suivi des demandes faites aux ressources humaines.
  • Fait le suivi du mouvement des employés (absences, invalidité, vacances).
  • Fait le suivi des effectifs et en assure la mise à jour dans le système informatique.
  • Corrige les descriptions d’emploi.
  • Rédige diverses lettres destinées aux membres du personnel.

Gestion du corridor routier

  • Gère la correspondance liée aux permis (accès, voirie, affichage, événements spéciaux, véhicules hors route).
  • Prépare et corrige des lettres dans le cadre de différents dossiers.
  • Prépare les dossiers pour signature du chef du centre de services.
  • Fait le classement de la correspondance dans le dossier électronique.

Qualités recherchées

La personne titulaire de l’emploi joue un rôle important dans l’ensemble de son service, car elle contribue au bon fonctionnement quotidien de celui-ci. Elle gère l’agenda du chef du centre de service et, de ce fait, contribue à la coordination des activités. Elle est le pivot de l’unité administrative et garantit la transmission des informations et des éléments nécessaires aux activités courantes. Elle contribue aussi au bon fonctionnement de l’ensemble de la Direction générale des Laurentides-Lanaudière en remplaçant des collègues, au besoin, notamment les agentes et agents de secrétariat et la réceptionniste. Elle doit faire preuve de jugement dans la priorisation de ses tâches et des situations d’urgence afin d’attirer l’attention du chef de service vers celles-ci lorsque cela est nécessaire. Elle doit aussi faire preuve d’une grande discrétion puisqu’elle aura accès à des informations confidentielles dont elle ne doit pas révéler le contenu. Elle doit avoir une très bonne connaissance du français écrit et parlé, le sens de l’organisation et une bonne capacité d’adaptation.

Conditions d’admission

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Ou

Détenir un diplôme d’études secondaires équivalant à une 11e année ou à une 5e année du secondaire reconnue par l’autorité compétente ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, ET posséder une année d’expérience pertinente aux attributions de la classe d’emplois d’agente ou d’agent de secrétariat.

Période d’inscription

Jusqu’au 17 septembre 2021 inclusivement.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae avant la fin de la période d’inscription.

Pour soumettre votre candidature, faites-nous part de votre intérêt via le formulaire de Secrétaire-inc en inscrivant 22120DP08500010098001_5571 dans l’objet. Nous vous invitons à mettre à jour votre dossier de candidature dans Recrutement en ligne en prenant soin de remplir les sections Scolarité et Expérience de travail et de joindre toutes les pièces justificatives appuyant votre candidature.

Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.

 

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