Agent(e) de soutien administratif, classe I

Location: Québec

Cégep Garneau
Québec
À temps partiel
Les candidatures sont actuellement fermées.

Numéro de référence : S019-10-0335

Direction : Direction des études

Service : Service du développement de la pédagogie et des programmes d’études/Techniques d’hygiène dentaire

Fin d’affichage : 2019-10-27 23 h 59

Présentation de l’établissement

Le Cégep Garneau accueille près de 8000 étudiantes et étudiants à l’enseignement régulier et à la formation continue. Il a pour mission de mettre en œuvre des programmes d’études collégiales et un environnement éducatif reconnus pour leur qualité et leur dynamisme. Tourné vers l’avenir, ouvert sur le monde, il vise à ce que ses étudiants puissent acquérir les outils nécessaires pour réussir leurs études, se réaliser dans leur vie professionnelle et s’engager dans le développement de la société d’ici et d’ailleurs.

Accès à l’égalité en emploi

Le Cégep Garneau souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les handicapés, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature.

Description du poste

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature relativement complexe selon des méthodes et procédures établies et des travaux de secrétariat liés au déroulement des activités de son secteur. Elle accomplit des travaux de vérification et voit au contrôle des paiements. Elle prépare et effectue les dépôts et concilie les comptes. Elle peut avoir à réaliser une partie ou l’ensemble des travaux d’un secteur d’activités. Elle transcrit des textes et reproduit différents tableaux et graphiques. Elle tient à jour des banques de données, l’inventaire des documents requis par les personnes utilisatrices, certains dossiers des personnes qu’elle assiste ainsi que leur agenda. Elle organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires. Elle accueille les personnes, donne les informations relevant de sa compétence et les oriente à l’intérieur du Cégep. Elle cherche et recueille des renseignements à inclure dans la correspondance ou dans des rapports. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies. Elle initie au travail les nouvelles personnes. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser. Elle s’assure de contribuer et d’adhérer aux finalités du Programme santé, sécurité et mieux-être au travail et aux études et de les intégrer dans ses pratiques, dans ses activités quotidiennes et dans son développement professionnel. Elle respecte l’application de la politique et des procédures en matière de santé, sécurité et mieux-être au travail. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. 

Dans le cadre de ses fonctions, la personne sera appelée plus précisément à : 

  • Compiler les données en lien avec le cheminement pédagogique des stagiaires; 
  • Informer la responsable des stages des situations pédagogiques problématiques identifiées ; 
  • Produire efficacement des documents à la demande de la responsable de la clinique; 
  • Voir à l’approvisionnement de différents documents utilisés par les stagiaires et par les professeures lors des stages cliniques; 
  • Effectuer des tâches relatives au secrétariat dentaire et la réception d’une clinique dentaire. 

Les qualifications requises pour cette classe d’emploi sont: Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente (notamment: une AEC ou un DEC en bureautique), et avoir une (1) année d’expérience pertinente en tenue de secrétariat. 

Les exigences particulières sont : 

  • Une connaissance de niveau intermédiaire des logiciels de la Suite Office : Word, Excel et PowerPoint
  • Faire preuve d’initiative et d’autonomie; 
  • Être à l’aise à travailler dans un esprit de collaboration avec les autres employés de la clinique ; 
  • Avoir une facilité à communiquer avec la clientèle ; 
  • Être polyvalente dans les différentes facettes de son travail ; 
  • Avoir une bonne capacité à travailler dans des périodes intenses de travail et avec de courtes échéances. 

Test requis

Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à un test de français écrit et à d’autres tests permettant de démontrer qu’elles ou qu’ils répondent aux exigences et qualifications ci-haut mentionnées. À titre d’information, les systèmes informatisés suivants sont utilisés : DECADENT et Progident.

Remarques

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l’ensemble de votre cheminement professionnel. Notez que vous devez avoir en main votre lettre de présentation et votre curriculum vitae, puisqu’il est obligatoire de les joindre à votre candidature. Si vous postulez d’un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d’accusé réception vous demandant d’aller mettre à jour votre CV afin que votre candidature soit prise en considération. Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Détails du poste

Nom du supérieur immédiat : Madame Chantal Daneau

Lieu de travail : 1660, boulevard de l’Entente, Québec, Québec, G1S 4S3

Statut de l’emploi : Régulier à temps partiel avec mise à pied temporaire (à déterminer entre le 15 mai et le 31 août de chaque année)

Horaire de travail : 21 heures/semaine, du lundi au mercredi entre 7h30 et 18h, à raison de 7h par jour. L’horaire est déterminé en fonction des besoins au début de chacune des sessions.

Échelle salariale : Entre 20,76 $ et 23,22 $ selon expérience

Entrée en fonction prévue : Le plus tôt possible 

Pour postuler, veuillez cliquez sur postuler ou pour le personnel à l’interne, consulter le Portail Garneau sous « Emplois offerts au Cégep ». 



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