Appel de candidatures – Secrétaire et greffier(-ère)-audiencier(-ère) au bureau des régisseurs

Location: Montréal

Régie de l’énergie
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

# R008-2019

Principales attributions :

Sous la responsabilité de la vice-présidente, effectuer les travaux de secrétariat requis afin d’apporter le soutien administratif nécessaire auprès des régisseurs soit principalement réviser les projets de décision et assumer la responsabilité de greffière-audiencière.

Réviser les projets de décisions (Dossiers de plaintes et réglementaires) :

  • Mettre en forme les projets de décision, les lettres, notes de service, tableaux, etc., les réviser et vérifier particulièrement l’orthographe, la syntaxe et la grammaire.
  • Rédiger des textes ou des lettres à partir d’idées maîtresses.
  • S’assurer en tout temps de la qualité des décisions (forme, compréhension et qualité de la langue) afin de fournir une image positive des travaux de la Régie.
  • Transmettre les décisions au chargé de dossier du greffe et les mettre sur le réseau.
  • Élaborer des modèles de documents et voir à leur mise à jour.
  • Collaborer à la finalité des projets de décision avec les régisseurs, les spécialistes en régulation économique, les juristes et les chargés de projet.

Assumer la responsabilité de greffière-audiencière :

  • Assurer la logistique de la salle d’audience tel que: réserver la salle, l’ouvrir, voir à l’installation du sténographe et, le cas échéant, des interprètes, remplir les pichets d’eau en nombre suffisant et les disposer, en plus des verres, sur les tables pour les participants, s’assurer du bon fonctionnement du système d’enregistrement.
  • Ouvrir l’audience par la lecture du protocole et noter les présences.
  • Procéder à l’assermentation des témoins.
  • Rédiger le procès-verbal de l’audience ainsi que les autres formulaires requis.
  • Numéroter les pièces déposées, les consigner au procès-verbal et en faire la distribution aux personnes présentes à l’audience.
  • Prendre en note, numéroter et consigner au procès-verbal les engagements pris par les participants.
  • Assurer le contrôle de la fermeture de la salle d’audience lors des pauses prolongées (midi et soir) et assurer la propreté des lieux (ramasser les verres utilisés, papiers, etc.).
  • Remettre au greffe, au jour le jour, le procès-verbal, la liste des pièces, la liste des témoins, le protocole d’ouverture et le cédérom de l’enregistrement de l’audience ainsi que tout document remis par les participants lors de l’audience.

Assurer le service aux régisseurs :

  • Juger de la priorité des documents à traiter.
  • Filtrer les appels et les demandes de rencontres avec les régisseurs.
  • Tenir à jour le classement des dossiers en conformité avec le plan de classification de la Régie.
  • Voir à la mise en circulation de documents lorsque requis et faire le suivi nécessaire.
  • Fournir assistance aux régisseurs pour les réservations (hôtels, train, avion, voiture), inscription à des colloques, conférences, journées de formation, renouvellement d’adhésion, etc.
  • Effectuer le suivi régulier des dossiers de plainte, selon la demande du président de formation.
  • Faire les cartables relatifs aux dossiers réglementaires à la demande du régisseur et effectuer les mises à jour, s’il y a lieu.
  • Assurer la réception de tous documents et assurer le suivi auprès des personnes concernées.
  • Effectuer tout achat de biens et services (fournitures de bureau, lunchs, etc.) en conformité avec les politiques en vigueur à la Régie.

Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat et/ou hiérarchique, notamment en collaborant avec :

  • la secrétaire des autres régisseurs et en la remplaçant lors de ses absences;
  • les secrétaires des différents services;
  • les différents responsables des services administratifs (ressources matérielles, informatiques, documentaires, financières, communications).

Exigences:

  • Détenir un diplôme d’études secondaires V et avoir cinq (5) années d’expérience pertinente;
  • Maîtrise du français parlé et écrit (grammaire, syntaxe, orthographe);
  • Maîtrise des logiciels de traitement de textes et connaissance de l’environnement MS Office;
  • Connaissance de l’anglais constitue un atout;
  • Conduite empreinte d’une éthique élevée;
  • Flexibilité;
  • Résistance au stress;
  • Célérité;
  • Sens de l’organisation.

Échelle salariale :    De 33 969 $ à 48 513 $ au 1er avril 2016

Période d’inscription :

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de transmettre leur curriculum vitæ avant 16h30 le 1er avril 2019 en cliquant sur postuler.



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