Secrétaire-Réceptionniste

En tant que secrétaire et réceptionniste, les principales fonctions sont l’accueil des clients, la réception et distribution des appels et le soutien administratif aux propriétaires de la Clinique RESO.

Description sommaire des tâches :

1)     Réception et secrétariat général

• Assurer l’accueil à la réception
• Répondre au téléphone, retourner les messages et diriger les appels vers le bon professionnel
• Veiller au renouvellement de l’inventaire de papeterie et matériel divers
• Veiller à la mise à jour des documents en lien avec les professionnels
• Impression de documents et de formulaires
• Suivi des tâches en lien avec l’arrivée d’un nouveau professionnel
• S’assurer de la propreté des espaces communs

2)     Soutien à l’administration

• Créer et envoyer différents rapports pour les propriétaires
• Calculer les loyers à percevoir auprès des professionnels
• Administrer l’inventaire et certaines fournitures
• Gérer l’utilisation de certains équipements de la clinique (imprimante, photocopieurs, etc.)
• Communiquer les besoins de la clinique auprès de divers fournisseurs
• Facturer les professionnels
• Offrir un soutien administratif aux propriétaires

3)     Soutien aux professionnels

• Demandes d’impressions
• Soutien pour suivis téléphoniques lors d’absences
• Suivi des agendas, prise de rv et mise à jour continue
• Relecture de rapports et mise en page des documents avant impression

Exigences du poste :

• Formation académique : D.E.S. ou D.E.C
• Connaissances techniques : Suite Microsoft Office et outils Google (Agenda, Drive, Mail)
• Langues parlées et écrites : Français et Anglais
• Expérience :  3 à 5 ans à un poste similaire ou expérience pertinente

Compétences requises :

La personne recherchée relèvera des propriétaires de la Clinique et devra assumer les tâches reliées à la réception et à l’administration. Cette personne devra posséder le profil suivant :

• Personnalité soignée, agréable, calme, empathique et souriante
• Capable d’évoluer dans un environnement hautement confidentiel et animé
• Capable de patience et de doigté avec une clientèle avec des besoins particuliers
• Capacité de rédaction et excellente connaissance du français écrit
• Sens de l’organisation, de l’analyse, de la collaboration et de la communication
• Esprit d’initiative et autonomie

La Clinique RESO est une entreprise en pleine croissance.  Afin de soutenir l’équipe dans sa mission d’offrir un service de consultation de haute qualité, il devenait clair pour nous que nous devions y ajouter un poste de secrétaire-réceptionniste.  La satisfaction du client et des professionnels de la clinique est notre première préoccupation. Nous prônons une qualité de vie au travail incluant le respect, la coopération, le travail d’équipe.

Conditions d’emploi :

• Supérieur immédiat:  Christine Després et Caroline Ayotte, propriétaires
• Ressources sous sa juridiction:  Aucune
• Heure de travail :  Entre 20 et 25 heures/semaine réparties sur un horaire de 4 à 5 jours (à discuter)
• Possibilité d’augmenter les heures au rythme de la croissance de la clinique
• Salaire horaire : 18-20$ – selon expérience
• Possibilité d’adhérer à un programme d’assurances collectives

Si ce poste vous intéresse, prière de faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation expliquant pourquoi vous aimeriez vous joindre à notre équipe par courriel.