Collaborateur(-trice) – soutien administratif (actes juridiques & publications)

Location: Boucherville, QC

PFD Notaires, s.e.n.c.r.l.
Boucherville, QC
À plein temps

Au secteur du droit des personnes, le collaborateur, sous la supervision du notaire responsable du secteur, veille à l’ouverture des dossiers, s’assure que chaque acte juridique produit à l’étude soit, au besoin et selon les normes, minuté, indexé, publié et conservé.

Sans limiter la généralité de ce qui précède, le collaborateur est responsable :

  • De faire la publication et l’indexation des actes en minutes, conformément aux les politiques établies;
  • De tenir les livres de minutes des notaires, conformément aux politiques en place;
  • D’assurer la conservation des originaux des actes notariés en minutes et des limitations de mandat, la tenue, le classement et l’ordre des documents, des dossiers et des biens de la société qui sont rangés dans les pièces sécurisées, dans les aires de rangement et à l’entrepôt;
  • De produire les copies conformes authentiques des actes notariés reçus en minutes et des autres documents s’y rattachant, le cas échéant;
  • De procéder à la fermeture de certains dossiers après la préparation des copies conformes (procédure de fermeture, numérisation et correspondance);
  • De remplacer occasionnellement à la réception;
  • D’effectuer toutes autres tâches confiées de temps à autres par le notaire responsable.

Compétences requises:

  • Capacité d’analyse et initiative;
  • Discrétion, rigueur, ordre et minutie;
  • Compétence en communication et relations interpersonnelles;
  • Habilités informatiques et connaissance des logiciels, sites web & registres publics en rapport avec ses responsabilités (Para-Maître, Exact, Plate-forme Telus, registre foncier, RDPRM, REQ, inforoute notariale,  etc.);
  • Français écrit impeccable et connaissance suffisante de la langue anglaise pour les fins du poste.

Formation et expérience requise:

  • Formation en secrétariat juridique;
  • Une à deux années d’expérience dans un bureau de notaires dans l’exécution de tâches similaires;
  • Une combinaison de formation et d’expérience pertinente sera considérée.

Nous souscrivons au principe de l’équité en matière d’emploi, mais dans le but d’alléger le texte, seul le titre du poste est indiqué au masculin et au féminin.

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