Adjoint(e) à la direction (véritable bras droit)

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Location: Quebec Brossard CA

Auto Prévention
Brossard
À plein temps

Véritable bras droit à la direction générale 

Un rôle clé au sein d’une équipe professionnelle passionnée.

Des défis stimulants où votre contribution prend tout son sens.

Ce que nous vous offrons.

Bras droit indispensable, vous épaulerez la directrice générale et le personnel-cadre dans les activités courantes de l’association.

Par votre polyvalence, vous offrirez un soutien essentiel à l’administration de comités variés, à la préparation de l’assemblée générale annuelle, tout en offrant un support administratif soutenu à l’équipe d’Auto Prévention.

Personne de confiance et proche collaborateur(trice), vous occuperez des responsabilités tout aussi variées que stimulantes. Cette opportunité de carrière est pour vous !

Encore plus ! De multiples avantages qui font une différence.

  • Nous croyons qu’une carrière stimulante soit compatible avec un rythme de vie équilibré. D’ailleurs, nous en faisons notre réalité ;
  • Une rémunération concurrentielle, à la hauteur de votre expertise et votre talent : salaire concurrentiel, accès à un régime d’assurances collectives, contribution significative de l’employeur à votre fonds de pension et encore plus.
  • Des responsabilités stimulantes qui assureront votre développement professionnel ;
  • Une équipe de professionnels reconnue pour son expertise ;
  • La chance de travailler sur la Rive-Sud de Montréal (Brossard) facilitant ainsi un rythme de vie équilibré. La possibilité d’effectuer du télétravail en cette période de confinement ;
  • Et bien plus encore ! Il suffit de rencontrer notre équipe pour le constater !

Qui nous sommes.

L’Association sectorielle services automobiles (Auto Prévention) a pour mission d’accompagner les travailleurs et les employeurs du secteur des services automobiles dans la prise en charge de la santé et de la sécurité du travail, afin de prévenir et d’éliminer les risques d’accidents et de maladies professionnelles. Pour y parvenir, Auto Prévention offre divers services dont : la formation, l’information, la recherche et le développement, les conseils et l’assistance en matière de prévention des lésions professionnelles.

Un rôle aux multiples responsabilités.

Relevant directement de la directrice générale et en soutien au personnel-cadre, vous offrez un soutien administratif varié au sein de l’organisation. Voici un survol de vos principales responsabilités :

Soutien à la direction générale :

  • Travailler en étroite collaboration avec la directrice générale dans la réalisation de ses fonctions administratives et professionnelles ;
  • Agir à titre de responsable dans la préparation et à la logistique des rencontres du conseil d’administration, du comité exécutif et des comités spéciaux d’Auto Prévention (convocation, préparation de l’ordre du jour et dossiers, rédaction des rapports et procès-verbaux, élaboration des présentations, coordination des rencontres, etc.). Assister aux diverses rencontres des comités ;
  • Assurer la prise en charge des suivis auprès des membres du conseil d’administration, des associations membres et des délégués ;
  • Réviser, rédiger et mettre en page des documents et de la correspondance variée. Recevoir, examiner, acheminer et classer les documents destinés à la direction générale ;
  • Élaborer des fichiers et tableaux d’analyse. Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des documents qui seront étudiés et présentés à divers comités et auprès du conseil d’administration ;
  • Effectuer des réservations pour la direction générale et le personnel-cadre ;
  • Coordonner des projets spéciaux confiés par la direction générale.

Coordination de l’assemblée générale annuelle :

  • Initier les différentes étapes pour la préparation de l’assemblée générale annuelle. Soutenir le département des communications pour la préparation du colloque annuel. Élaborer de la documentation variée à transmettre aux associations membres et coordonner l’envoi des documents. Coordonner les inscriptions et supporter l’équipe dans l’ensemble des étapes de préparation et de mise en œuvre du colloque.

Support administratif varié :

  • Travailler en étroite collaboration avec la contrôleure, la coordonnatrice communications et relations publiques ainsi que la coordonnatrice santé et sécurité du travail en offrant un soutien administratif selon les besoins et priorités de l’organisation : élaboration de documents, révision et mise en page de textes, mise à jour de fichiers, commande de produits, etc.;
  • Assurer le remplacement de la secrétaire administrative lors d’absences (notamment à l’occasion des vacances annuelles) ;
  • Toutes autres responsabilités connexes au rôle.

Profil recherché.

  • Titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat en administration/bureau, ou tout autre diplôme pertinent.
  • Expérience minimale de cinq (5) années pertinentes dans un rôle diversifié de soutien administratif, préférablement auprès de la direction générale ou de la présidence.
  • Excellente maîtrise des outils de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils informatiques et de bureautique.
  • Excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite [grammaire, rédaction]). Bonne connaissance de la langue anglaise (orale et écrite).

Compétences et aptitudes:

  • Professionnalisme, excellentes relations interpersonnelles et diplomatie
  • Grand sens des responsabilités, polyvalence et jugement
  • Autonomie, flexibilité, débrouillardise, grande capacité d’adaptation et esprit d’initiative
  • Sens aiguisé du service à la clientèle
  • Capacité d’analyse, minutie, rigueur et attention aux détails
  • Excellent sens de l’organisation, planification, gestion des priorités et respect des échéanciers
  • Positivisme et à l’aise dans un environnement de travail dynamique
  • Joueur/joueuse d’équipe et esprit de collaboration
  • Discrétion, engagement à la plus stricte confidentialité et éthique professionnelle irréprochable

Vous êtes convaincu(e) que ce rôle est fait pour vous ? 

Nous vous invitons à nous transmettre votre candidature via le formulaire de Secrétaire-inc. Toutes les candidatures seront traitées confidentiellement.

MB Ressources humaines est heureuse d’accompagner Auto Prévention dans le cadre de ce processus de recrutement.

NB. L’usage du genre masculin inclut le genre féminin et il est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

Attention! Très important!
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