Adjoint(e) administratif(-ive)- Réception et accueil

Relevant du Chef comptable, l’adjoint(e) administratif(ve) attitré(e) à la réception et à l’accueil est le premier point de contact de l’entreprise.  La personne titulaire du poste est chargée d’accueillir les cadres et cadres supérieurs de l’entreprise, les clients, les candidats potentiels à l’embauche, le personnel interne ainsi que tout autre visiteur. Elle se démarque par son entregent, sa courtoisie et son affabilité.

Tâches & responsabilités 

Réception

• Assurer un excellent service à la clientèle interne et externe;
• Accueillir les gens qui se présentent au bureau de manière professionnelle et courtoise, et les diriger vers la personne ou le service approprié;
• En tant que représentant de l’entreprise en première ligne, présenter une image positive et professionnelle ;
• Répondre à tous les appels entrants avec rapidité et professionnalisme, et les acheminer vers la personne ou le service approprié;
• Exécuter les tâches administratives telles que la révision, correction et mise en page de divers documents, être responsable du classement papier et électronique de documents, ouverture de dossiers, etc.;
• S’assurer de la gestion quotidienne du courrier;
• Commander les fournitures de bureau lorsque nécessaire;
• S’assurer que l’aire de réception est toujours propre et accueillante;
• Apporter son aide lors d’événements spéciaux;
• Et toutes autres tâches rattachées à l’emploi.

Gestion des salles de réunion

• Coordonner les réservations de salles de réunion pour toutes les réunions internes et externes;
• Se charger de l’aménagement des salles et répondre aux différentes demandes;
• Assurer la propreté et le réapprovisionnement des salles de réunion et procéder à la commande de nourriture pour les différents évènements, réunions et rencontres;
• Et toutes autres tâches rattachées à l’emploi.

Exigences

• Diplôme post secondaire dans un domaine connexe. Une expérience équivalente pourra suppléer au diplôme;
• Posséder 3-5 années d’expérience pertinente, de préférence dans un milieu de services professionnels;
• Maîtriser la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ;
• Avoir un sens aiguisé du service à la clientèle;
• Être polyvalent, proactif, débrouillard et autonome;
• Être organisé et faire preuve de minutie;
• Pouvoir travailler avec discrétion;
• Posséder une excellente maîtrise du français et un anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit.