Adjoint(e) administratif(-ive)- Réception et accueil

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Location: Quebec Brossard CA

Sintra inc.
Brossard, QC
À plein temps

Relevant du Chef comptable, l’adjoint(e) administratif(ve) attitré(e) à la réception et à l’accueil est le premier point de contact de l’entreprise.  La personne titulaire du poste est chargée d’accueillir les cadres et cadres supérieurs de l’entreprise, les clients, les candidats potentiels à l’embauche, le personnel interne ainsi que tout autre visiteur. Elle se démarque par son entregent, sa courtoisie et son affabilité.

Tâches & responsabilités 

Réception

  • Assurer un excellent service à la clientèle interne et externe;
  • Accueillir les gens qui se présentent au bureau de manière professionnelle et courtoise, et les diriger vers la personne ou le service approprié;
  • En tant que représentant de l’entreprise en première ligne, présenter une image positive et professionnelle ;
  • Répondre à tous les appels entrants avec rapidité et professionnalisme, et les acheminer vers la personne ou le service approprié;
  • Exécuter les tâches administratives telles que la révision, correction et mise en page de divers documents, être responsable du classement papier et électronique de documents, ouverture de dossiers, etc.;
  • S’assurer de la gestion quotidienne du courrier;
  • Commander les fournitures de bureau lorsque nécessaire;
  • S’assurer que l’aire de réception est toujours propre et accueillante;
  • Apporter son aide lors d’événements spéciaux;
  • Et toutes autres tâches rattachées à l’emploi.

Gestion des salles de réunion

  • Coordonner les réservations de salles de réunion pour toutes les réunions internes et externes;
  • Se charger de l’aménagement des salles et répondre aux différentes demandes;
  • Assurer la propreté et le réapprovisionnement des salles de réunion et procéder à la commande de nourriture pour les différents évènements, réunions et rencontres;
  • Et toutes autres tâches rattachées à l’emploi.

Exigences

  • Diplôme post secondaire dans un domaine connexe. Une expérience équivalente pourra suppléer au diplôme;
  • Posséder 3-5 années d’expérience pertinente, de préférence dans un milieu de services professionnels;
  • Maîtriser la suite Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) ;
  • Avoir un sens aiguisé du service à la clientèle;
  • Être polyvalent, proactif, débrouillard et autonome;
  • Être organisé et faire preuve de minutie;
  • Pouvoir travailler avec discrétion;
  • Posséder une excellente maîtrise du français et un anglais fonctionnel à l’oral et à l’écrit.

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