Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Brossard, QC

Raymond Chabot Ressources Humaines inc.
Brossard, QC
À plein temps

L’Association professionnelle des notaires du Québec (APNQ) compte plus de 20 ans d’existence. Plus grand regroupement associatif de notaires au Québec, l’APNQ a un rayonnement provincial et compte près de 2 000 membres. L’APNQ représente, supporte et concerte ses membres avec crédibilité.  Elle est partie prenante dans le développement de la vie notariale au Québec et accompagne ses membres en mettant à leur disposition des outils pour les supporter dans l’application et le maintien des bonnes pratiques d’affaires.  L’APNQ représente et intervient ponctuellement auprès des autorités gouvernementales et municipales, des institutions financières et d’autres autorités ou intervenants.

L’APNQ entre dans une nouvelle ère de son développement mettant en œuvre des mesures additionnelles pour promouvoir la valeur de la profession notariale et contribuer à son rayonnement tout en continuant à offrir ses services à l’ensemble des notaires membres de l’Association. Dans cet élan, le siège social sera bientôt relocalisé à Brossard, sur la Rive-Sud de Montréal et de nouvelles personnes sont appelées à se joindre à l’équipe de l’APNQ.

Votre défi

Sous la supervision de la directrice générale, vous serez responsable d’assurer la liaison interne et externe et de veiller au bon fonctionnement et en temps opportun des activités administratives. Tout en assurant une image de marque de l’Association dans les relations avec les membres et les collaborateurs, vous apporterez un appui dans la gestion concrète des éléments opérationnels et administratifs de la direction et du conseil d’administration de l’APNQ.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

  • Agir comme point de contact et de coordination pour les membres de l’APNQ, la permanence de l’Association et, ou le conseil d’administration en répondant à leurs courriels, appels téléphoniques ou lettres et voir aux suivis requis auprès de la permanence;
  • Accomplir le travail de secrétariat;
  • Transmettre les avis de convocation aux membres, aux comités et au conseil d’administration et lorsque requis participer à ses réunions et rédiger les procès-verbaux;
  • Organiser la tenue des réunions (salle, équipement, repas, etc.);
  • Gérer le calendrier/l’agenda, de la directrice générale;
  • Compléter les comptes de dépenses et les acheminer pour approbation et paiement;
  • Administrer et traiter différentes informations et divers documents confidentiels;
  • Produire les documents administratifs (correspondance, rapports, avis, etc.) rédigés par la direction générale et le conseil d’administration, vérifier s’ils sont conformes aux procédures, réaliser la mise en pages et s’assurer de la correction des textes;
  • Contribuer à la diffusion des publications et de certains documents à l’intention des membres de l’Association (bulletin, textes pour le site Web, lettres circulaires, etc.);
  • Assurer l’organisation des activités de l’Association;
  • Contribuer à la mise à jour des contenus du site Web de l’Association (affichage de nouvelles, textes de références, fichiers, etc.);
  • Tenir à jour le registre des feuilles de temps et sommaires des congés et vacances en banque des employés;
  • Effectuer la saisie de données, tenir à jour des listes, bases de données et documents officiels;
  • Assurer des suivis administratifs, de concert avec les autres employés de l’APNQ;
  • Maintenir un bon système de classement clair, précis et documenté.

Selon les circonstances :

  • Effectuer la tenue de livres comptables et faire les suivis pour les comptes payables et recevables;
  • Préparer divers rapports de conciliation bancaire, et états financiers;
  • Préparer et faire les dépôts bancaires;
  • Préparer la paie des employés de l’APNQ et effectuer les remises gouvernementales ;
  • Produire divers rapports et formulaires relativement à l’assurance emploi, formulaires T4 aux employés, etc.

Votre profil

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en bureautique ou d’un domaine connexe;
  • Avoir au moins 5 années d’expérience pertinente en lien avec le poste et ses responsabilités;
  • Avoir une bonne connaissance des logiciels de bureautique, notamment la suite Office;
  • Avoir une bonne connaissance des systèmes de paie sera un atout;
  • Être apte à assurer le renouvellement des contenus d’un site Web;
  • Avoir une excellente maîtrise de la communication en français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Maîtriser l’anglais de façon fonctionnelle;
  • Faire preuve d’un grand souci de service à la clientèle, de rigueur, de minutie, d’un haut degré d’organisation et de gestion des priorités;
  • Reconnu pour votre initiative, votre autonomie, votre esprit d’équipe et votre entregent;
  • Avoir une facilité à travailler dans un environnement en changement.

Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae, dès que possible, à :

Monsieur Daniel Langlois, CRHA, consultant
Raymond Chabot Ressources Humaines inc.

 

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.



Créez une Alerte emplois personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée a votre recherche.


Partagez cet emploi!

Laisser un commentaire

Vous devez être connecté pour publier un commentaire.

Les employeurs qui recrutent
  • ZSA
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Gowling WLG
  • Collège Inter-Dec
  • La Presse
  • Espace Physio Forme Inc
  • Desjardins
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.