Secrétaire administratif(ve)

Location: Longueuil

Cégep Édouard Montpetit
Longueuil
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Description du poste
Concours 18-S-85

Secrétaire administratif(ve)

Direction générale

 

Sous la supervision de Mme Marie-Pier Lépine, avocate et secrétaire générale, le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir les diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes. Plus particulièrement, le (la) secrétaire administratif(ve) assure le soutien administratif et logistique des divers dossiers sous la responsabilité de la secrétaire générale (affaires juridiques, développement institutionnel, secrétariat corporatif, archives et gestion documentaire).

 

Attributions caractéristiques :

  • Accueillir les visiteurs de la Direction générale;
  • Analyser et résumer par écrit ou verbalement des documents;
  • Assister aux réunions, en dresser les comptes rendus, assurer les suivis nécessaires et communiquer les informations relevant de sa compétence;
  • Assurer le soutien logistique, bureautique et administratif en lien avec les échéanciers et les dossiers de la Direction générale;
  • Clarifier ou rectifier la facturation en s’assurant du respect des normes et des procédures en vigueur au Cégep et en tenant compte des limites budgétaires;
  • Compiler des statistiques, dresser des tableaux de bord et des graphiques;
  • Composer, corriger, traduire, rédiger et mettre en page des notes de service, des lettres, rapports, ou autres documents sous forme de textes ou de présentations PowerPoint;
  • Conseiller le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire;
  • Effectuer les déclarations de mise à jour auprès du Registraire des entreprises;
  • Effectuer les différentes opérations de suivi des budgets et de facturation pour la Direction  générale, incluant la vérification des données inscrites sur les factures, et produire des rapports selon les procédures établies;
  • Effectuer des recherches et préparer la synthèse des problèmes et des questions complexes;
  • Fournir un soutien proactif aux activités nécessaires au bon fonctionnement de la Direction générale et du service du Secrétariat général (affaires juridiques, développement institutionnel, secrétariat corporatif, archives et gestion documentaire);
  • Organiser les activités liées à des rencontres internes ou externes (commande de repas, réservations de locaux, etc.);
  • Participer au développement du système de classement du Cégep et être responsable de la gestion documentaire du service;
  • Tenir à jour les agendas;
  • Tenir à jour les échéanciers et en vérifier le respect;
  • Utiliser les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser;
  •  Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

 

Qualifications requises :

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente e
  • Avoir au moins quatre (4) années d’expérience pertinente.

 

Exigences particulières :

  • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite;
  • Connaissance de la langue anglaise parlée et écrite;
  • Capacité à rédiger un procès-verbal;
  • Bonne connaissance de Word et d’Excel;
  • Bonne habileté à travailler avec les outils informatiques;
  • Excellent sens de l’organisation, esprit d’initiative, rigueur et débrouillardise. Avoir le souci du détail et être capable de travailler avec des échéances multiples et serrées sur plusieurs dossiers en même temps, tout en gérant bien les priorités et le stress en périodes critiques;
  • Habileté à offrir un excellent service à la clientèle;
  • Bonnes habiletés relationnelles et capacité à travailler en équipe;
  • La personne recherchée doit être reconnue pour sa très grande discrétion.
  • Expérience dans le milieu collégial, un atout.
  • Expérience dans le milieu juridique, un atout.

 

Test requis

Français (note de passage 80%). Rédaction d’un procès-verbal. Word et Excel intermédiaire. Test d’anglais.

Présentation de candidature

Veuillez soumettre une lettre expliquant les motifs de votre demande accompagnée de votre

curriculum vitae et l’adresser à la direction des ressources humaines.

 

Remarques

Si vous postulez d’un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d’accusé réception vous demandant d’aller mettre à jour votre dossier pour déposer votre CV avant la date et heure de fin de l’affichage, et ce, afin que votre candidature soit prise en considération.

 

Seules les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue de sélection seront contactées. Nous vous remercions de votre intérêt pour le cégep Édouard-Montpetit.

 

Détail du poste

Nom du supérieur immédiat
Marie-Pier Lépine

Lieu de travail
Le lieu principal de travail est au campus de Longueuil, mais le titulaire de ce poste peut aussi être appelé à travailler à l’École nationale d’aérotechnique.

Statut de l’emploi
Régulier temps complet

Horaire de travail
Du lundi au vendredi de 8h à 16h. Cet horaire pourrait être déterminé par la supérieure immédiate selon les besoins du service et se situer du lundi au vendredi entre 8h et 18h.

Échelle salariale
Taux horaire: 21,69 $ à 23,76 $
LE MILIEU
Avantages
Le cégep Édouard-Montpetit offre une large gamme de services à plus de 8000 étudiants à l’enseignement régulier et autant à la formation continue, répartis sur deux lieux de formation (le campus de Longueuil et l’École nationale d’aérotechnique à Saint-Hubert) et à une vaste clientèle fréquentant son centre sportif. Il compte près de 1 300 personnes à son emploi.

 

Le milieu :

Le Cégep offre de généreuses conditions de travail notamment :

  • Horaire de travail réduit pendant l’été;
  • Quatre semaines de vacances après un an de travail;
  • Un centre de la petite enfance (CPE), Mon petit Édouard, un jardin d’enfance Le Baobab, organisation de fêtes d’enfants au Centre sportif;
  • Promotion de l’activité physique :
  • Tarifs préférentiels pour les employés pour l’inscription aux activités du Centre sportif Montpetit;
  • Journée Plein Air;
  • Programme annuel de prévention – Vaccination antigrippale;
  • Accès pendant les heures de travail aux services des cliniques du Cégep :
  • Clinique de la santé : prélèvements, examen de santé, vaccination, etc.;
  • Clinique d’orthèses visuelles;
  • Clinique d’hygiène dentaire;
  • Clinique de denturologie;
  • Programme d’aide au personnel (PAP);
  • Activités de perfectionnement;
  • Assurances;
  • Etc.

Étiqueté sous : administration, collégiale



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