Agent.e d’accueil et de soutien administratif

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Location: Quebec Montreal CA

Bureau de coopération interuniversitaire
Centre-ville de Montréal

Situé au centre-ville de Montréal, le BCI offre, plusieurs avantages :

  • Vingt-trois jours de vacances après un an de service;
  • Horaire de quatre jours l’été, sans baisse de rémunération;
  • Congés payés entre Noël et le jour de l’An;
  • Assurances collectives;
  • Régime de retraite à prestations déterminées;
  • Programme de formation et perfectionnement.

Tâches et responsabilités principales

L’agent.e d’accueil et de soutien administratif est appelé.e à accomplir diverses tâches liées à la réception et la logistique des réunions, en plus d’apporter un soutien administratif à plusieurs personnes et/ou équipes au sein de l’organisation.

Réception

  • Reçoit, filtre et répond aux appels téléphoniques et aux courriels relevant de sa compétence; si nécessaire, les oriente vers les ressources appropriées;
  • Accueille et dirige les visiteurs;
  • Gère, transmets et distribue le courrier postal et par messager et fait de la manutention de boîtes à l’occasion;
  • Prépare les salles de réunion : café, eau, vaisselle, écran, appareil de projection et de téléconférence, etc.;
  • Commande les repas auprès du traiteur pour les réunions;
  • Vérifie la bonne marche des appareils : photocopieurs, timbreuse, imprimantes, etc.;
  • Commande diverses fournitures et fait le suivi auprès des fournisseurs;
  • Aménage et maintien l’ordre des salles de réunions, cuisines et espaces de rangement.

Soutien administratif

  • Met en page divers documents;
  • Organise des réunions : convocations, réservations de salles et préparation des dossiers;
  • Présente sous les formes appropriées diverses données et suggère des modifications susceptibles d’en améliorer la lecture;
  • Rédige des projets de réponses et effectue le suivi des dossiers;
  • Participe à la planification et à l’organisation d’activités spéciales telles que colloques et ateliers;
  • Prépare les divers envois de documents et de publications papier (photocopie, assemblage, mise sous enveloppes, etc.);
  • Tient à jour les applications informatisées et les intranets du secteur;
  • Assume la responsabilité du système d’archivage.

Compétences requises

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP);
  • Excellente maîtrise des logiciels — Word, Excel, Acrobat, PowerPoint, de courrier électronique, de navigation Internet et de base de données — et facilité à en apprendre de nouveaux;
  • Personne efficace, très organisée, avec une capacité à travailler avec plusieurs personnes sur plusieurs projets à la fois, avec des délais très courts;
  • Excellente connaissance du français écrit et parlé; bonne connaissance de l’anglais;
  • Personne responsable et autonome.

Durée du mandat

Poste régulier, temps complet (37,5 heures/semaine).

Conditions d’emploi

Le salaire est établi selon l’expérience et le taux horaire se situe entre 23,74 $ et 26,27 $.

Le travail se fera à distance durant les premières semaines en raison des consignes sociosanitaires puis en présentiel lors de la réouverture des bureaux du BCI.

Veuillez noter que seules les personnes retenues lors de la présélection seront invitées à se présenter à une entrevue. Aucun accusé de réception ne sera envoyé aux personnes qui posent leur candidature.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

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