Adjoint(e) de direction / Deputy Executive Director

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Cleveland, QC
À plein temps
  • J 09, AM
  • Prend fin le : 25 Sep. 2021

    ENGLISH VERSION BELOW

    Votre défi

    Relevant de la directrice générale, vous serez responsable de soutenir la directrice générale dans l’atteinte des objectifs organisationnels des 3 organismes (Résidence Wales Home, CHSLD Wales ainsi que la Fondation Wales Home). Plus spécifiquement :

    Volet administratif pour les 3 organisations:

    • Supporter la directrice générale dans l’exécution et la gestion des volets administratifs de la résidence, du CHLSD ainsi que de la fondation;
    • Planifier, coordonner et s’assurer que l’horaire de la directrice générale est suivi et respecté;
    • Identifier les opportunités de subvention et faire les suivis appropriés;
    • Offrir du soutien aux différentes équipes pour la gestion de projets spéciaux;
    • Maintenir un réseau professionnel et des relations courtoises avec les différents partenaires et organismes;
    • Préparer, assister à différents comités et réunions (incluant les conseils d’administration) et s’occuper de la tenue des procès-verbaux;
    • Soutenir la direction pour le volet marketing de l’organisation, les communications internes, externes de même que les relations publiques;
    • Fournir un résumé des documents du ministère de la Santé et des Services sociaux;
    • Assister la directrice générale dans la préparation de différents rapports annuels;
    • Coordonner les visites des lieux pour les futurs résidents et leurs proches (en l’absence de la directrice générale).

    Volet admission et occupation de la Résidence Wales Home:

    • Soutenir la directrice générale dans la mise en œuvre d’une stratégie permettant d’avoir un taux d’occupation de 100%;
    • Soutenir la directrice générale dans la gestion de la liste d’attente des résidents;
    • Coordonner le processus d’admission : préparer les dossiers pour l’admission, solliciter tous les acteurs impliqués pour que l’admission puisse bien se dérouler (département de la maintenance, service des technologies, etc);
    • Préparer et distribuer les dossiers d’information et d’admission;
    • Préparer et compléter les demandes de bail pour toutes nouvelles admissions.

    Volet support de la Fondation Wales Home

    • Soutenir la directrice générale à toutes tâches permettant l’optimisation et le suivi de l’organisme;
    • Soutenir la directrice générale pour l’ouverture et la clôture de la campagne de financement annuelle;
    • Supporter la directrice générale lors des diverses collectes de fonds.

    Votre profil

    • Un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat, un diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente;
    • Toute combinaison de formation et d’expérience pertinente sera considérée;
    • Bilinguisme écrit et parlé (anglais et français);
    • Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste similaire;
    • Bonne connaissance du secteur de la santé et des services sociaux;
    • Expérience dans le secteur de la santé, en développement de partenariat et levée de fonds;
    • Expérience en O.B.N.L. (un atout);
    • Connaissance de niveau avancé des logiciels de la suite Office, plus spécifiquement Word et Excel;
    • Rigueur administrative, minutie, sens de l’organisation et des priorités;
    • Excellente capacité rédactionnelle et discrétion professionnelle;
    • Grand sens de l’autonomie et de la débrouillardise.

    Vos avantages

    • Rémunération annuelle très concurrentielle;
    • Régime de retraite avec contribution de l’employeur;
    • Grande variété dans les tâches et sentiment d’accomplissement professionnel;
    • Stabilité d’emploi à long terme;
    • Ambiance de travail chaleureuse dans un endroit champêtre avec une équipe passionnée.

    Si ce défi vous intéresse, faites parvenir votre curriculum vitae à :

    Madame Jeannette Boulanger, CPA, CA, M.Sc, directrice principale
    Raymond Chabot Ressources Humaines inc.

    Nous respectons le principe de l’équité en matière d’emploi.

    _________________________________________________________________________

    Your challenge

    Reporting to the Executive Director, you will be in charge of supporting the latter in achieving the organizational goals of the 3 organizations (The Wales Home – Foyer Wales, CHSLD Wales Inc. and The Wales Home Foundation). More specifically, you will:

    Administrative aspects for the 3 organizations:

    • Support the Executive Director in the execution and management of the administrative aspects of the residence, the CHSLD and the Foundation;
    • Plan, coordinate and ensure that the Executive Director’s schedule is followed and adhered to;
    • Identify grant opportunities and follow up as appropriate;
    • Maintain a professional network and courteous relationships with partners and organizations;
    • Prepare and attend various committees and meetings (including Boards of Directors), and keep minutes;
    • Support management in the marketing aspects of the organization, internal and external communications, as well as public relations;
    • Provide a summary of the Ministère de la Santé et des Services sociaux’s documents;
    • Assist the Executive Director in the preparation of various annual reports;
    • Coordinate visits for future residents and their families (in the absence of the Executive Director).

    Admission and occupation aspects of The Wales Home – Foyer Wales:

    • Support the Executive Director in the implementation of a 100% occupancy strategy;
    • Support the Executive Director in managing the resident waiting list;
    • Coordinate the admission process: prepare the applications, solicit all actors involved to ensure orderly admissions (maintenance department, technology department, etc.);
    • Prepare and distribute information and admission packages;
    • Prepare and complete lease applications for all new admissions.

    Support aspects of The Wales Home Foundation:

    • Support the Executive Director in any tasks enabling the optimization and monitoring of the organization;
    • Support the Executive Director in the launch and closing of the annual fundraising campaign;
    • Support the Executive Director at various fundraisers.

    Your profile

    • A Diploma of Professional Studies (DEP) in Secretarial Studies, a Diploma of College Studies (DEC) in Office Automation or any other training deemed equivalent;
    • Any combination of training and relevant experience will be considered;
    • Written and spoken bilingualism (English and French);
    • Minimum of 5 years of experience in a similar position;
    • Good knowledge of the health and social services sector;
    • Experience in the health sector, partnership development and fundraising;
    • NFP (not-for-profit) experience (an asset);
    • Advanced knowledge of Office suite software, specifically Word and Excel;
    • Administrative rigour, thoroughness, organizational acumen and sense of priority;
    • Excellent writing skills and professional discretion;
    • Great autonomy and resourcefulness.

    Your benefits

    • Highly competitive annual compensation;
    • Pension with employer contribution;
    • Wide variety of tasks and sense of professional achievement;
    • Long-term employment stability;
    • Pleasant working atmosphere with a passionate team in a rural setting.

    If you are up for the challenge, send your resume to:

    Mrs. Jeannette Boulanger, CPA, CA, M. Sc., Senior Manager
    Raymond Chabot Ressources Humaines inc.

    We respect the principle of employment equity.

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