Commis à l’accueil et au service à la clientèle (3 postes) (Affectation temporaire) Registrariat

Polytechnique Montréal https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2017/10/Polytechnique.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Polytechnique Montréal
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Référence de poste : 00001589

Sommaire de la fonction

Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l’excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le mont Royal, un emplacement exceptionnel en plein cœur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.

Sous la direction de la supérieure immédiate, accueille la clientèle étudiante de tous les cycles, les professeures et professeurs; fournit les renseignements et répond aux questions relatives à l’admission, l’inscription, la diplomation et les frais de scolarité. Effectue divers travaux reliés au système académique de gestion de la clientèle étudiante (GEADE) et tient à jour des dossiers informatisés. Perçoit les sommes d’argent reliées aux droits de scolarité et administratifs ainsi qu’aux assurances.

Principales responsabilités

  • Accueille la clientèle étudiante de tous les cycles et fournit les renseignements demandés en personne, par téléphone ou par courrier électronique;
  • Répond aux questions concernant les règles et procédures de l’admission, l’inscription, l’acquittement des frais de scolarité, les horaires, les examens, les assurances, le statut des étudiants, les documents de l’immigration, etc.;
  • Reçoit, analyse et approuve les documents remis par la clientèle étudiante étrangère, Canadienne et résident permanent. Propose des solutions aux étudiants, si nécessaire, et effectue les corrections aux dossiers des étudiantes et étudiants dans GEADE. Ces documents et la codification de ceux-ci sont directement reliés aux frais de scolarité et à la subvention du MEES;
  • Communique avec différents intervenants afin d’obtenir et fournir des renseignements dans le but d’assister la clientèle étudiante. Réfère aux personnes-ressources l’étudiante ou l’étudiant pour les cas particuliers;
  • Reçoit les demandes d’admission, vérifie et valide les documents fournis, selon les procédures établies, et signale les anomalies à l’étudiante ou l’étudiant;
  • Effectue toutes les attestations d’admission, d’inscription et de diplomation; les personnalise et les rédige conformément à la demande des étudiantes et des étudiants. Complète les formulaires spéciaux exigeant le sceau de Polytechnique Montréal;
  • Reçoit, effectue et complète différents formulaires exigeant le sceau de Polytechnique Montréal, les demandes de bulletins, les duplicatas de reçus d’impôt et les remet aux étudiantes et étudiants;
  • Perçoit et encaisse des sommes d’argent en liquide ou autrement provenant de la clientèle étudiante et émet les reçus requis, demande, s’il y a lieu, des références pour assurer le remboursement des frais exigés;
  • Vérifie et balance la caisse sous sa responsabilité, prépare les dépôts pour la banque;
  • Produit, corrige et compile les transactions financières des dossiers étudiants;
  • Effectue le calcul des frais de scolarité et des frais administratifs, fait les recherches qui s’imposent et explique le détail des comptes aux étudiantes et étudiants et prend les décisions en rapport avec leur dossier;
  • Remet les fiches d’inscription, les bulletins aux étudiantes et étudiants sur présentation de leur carte d’identité et participe à l’envoi postal des avis de paiement, des bulletins, diplômes et fiches d’inscription;
  • Émet des copies de bulletins, des duplicatas d’avis de paiement, d’impôt et fiches d’inscription lorsque requis et effectue l’inscription des étudiantes et étudiants et, s’il y a lieu, perçoit les arrérages;
  • Procède à la validation des cartes étudiantes, à l’identification des étudiantes et étudiants lors des quiz et examens et remet à la communauté étudiante un laissez-passer temporaire lors de l’oubli de la carte d’identité;
  • Communique avec divers organismes extérieurs tels que : CEPSUM, RAMQ, STM, compagnie d’assurance collective dans le but de fournir ou d’obtenir des renseignements ou des documents;
  • Collabore à l’admission de la clientèle étudiante lors de période de pointe, à l’archivage des dossiers étudiants et à la préparation de la Collation des grades;
  • Vérifie et analyse les dossiers des étudiantes et étudiants susceptibles d’être sélectionnés par le MEES pour la vérification annuelle; contacte les étudiantes et étudiants et les employeurs pour compléter les dossiers, récupère les documents et en assure le suivi;
  • Classe et tient à jour différents dossiers, listes et documents. Dactylographie la correspondance d’ordre courant et achemine le courrier reçu des étudiantes et étudiants aux personnes responsables des différents dossiers;
  • Utilise et voit à l’entretien courant de divers appareils tels que machine à écrire, système informatisé de traitement de l’information, calculatrice et photocopieur;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

  • Diplôme d’études secondaires (DES).

Expérience

  • Une (1) à deux (2) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Connaissance d’une méthode de dactylographie.
  • Connaissance d’un logiciel de traitement de textes.

Rémunération

  • Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $)

Durée et/ou horaire de travail

  • Temps complet – 35 heures par semaine.
  • Durée de l’affectation : indéterminée (à titre indicatif).

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service des ressources humaines en cliquant sur le bouton “POSTULER”.

Date limite de soumission des candidatures : mardi 10 août 2021, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d’un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

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