Commis-secrétaire (poste régulier) – Département de mathématiques et génie industriel

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Location: Quebec Montreal CA

Polytechnique Montréal
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Référence de poste : 00001599

Description

Fondée en 1873, Polytechnique Montréal accueille aujourd’hui plus de 9 500 étudiantes et étudiants et compte sur l’expertise de près de 1 500 personnes aux compétences diverses. Polytechnique favorise l’excellence et la créativité. Ces valeurs, de même que l’intégrité, la collaboration, le respect, l’ouverture et la diversité la guident dans toutes ses activités. Reconnue comme l’un des meilleurs employeurs de Montréal, et ayant reçu la certification Parité de niveau Argent de La Gouvernance au Féminin, elle offre d’excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Polytechnique applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et encourage particulièrement les femmes, ainsi que les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes à la demande des personnes handicapées ou en fonction d’autres caractéristiques. Poser sa candidature à Polytechnique, c’est faire un bond vers une carrière enrichissante et s’ouvrir à un monde d’opportunités.

Située sur le mont Royal, un emplacement exceptionnel en plein coeur de Montréal, Polytechnique est une université d’ingénierie de renommée internationale. Elle s’illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles. Prônant le développement durable, Polytechnique est certifiée STARS de niveau Or. Elle se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, économique et social.

Sous la direction de la supérieure immédiate, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs et académiques en vigueur dans son unité. Elle accueille et informe les personnes utilisatrices (p. ex. : professeures ou professeurs, communauté étudiante, chargées ou chargés de cours, etc.); prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Elle effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Elle traite le courrier, effectue le classement, la photocopie et l’assemblage de documents. Elle effectue des tâches pour les différentes unités du département.

Principales responsabilités

  • Remplit les formulaires (papier ou électronique) utilisés pour la gestion des activités du secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires étudiantes, administratives ou financières ainsi que des pages Web de son unité administrative. Produit les listes et des rapports requis à l’aide de logiciels appropriés. Exécute et assure le suivi d’opérations administratives bien définies propres à son unité, telles que : tenue d’une petite caisse, demande de remboursement de dépenses, prise d’inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;
  • Produit des listes et des rapports requis à l’aide des logiciels appropriés. Vérifie l’exactitude des données (comptables, administratives, académiques ou autres) et apporte les corrections qui s’imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que réquisitions internes, demandes d’approvisionnement, réquisition de paiement. Peut aider les personnes responsables de la gestion des études ou administratives;
  • En collaboration avec les autorités administratives et les personnes-ressources de l’unité, voit à la préparation, à l’organisation et à la coordination des examens. Transmet l’information aux instances et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis;
  • Effectue diverses opérations de vérification des fichiers, reliées aux activités du CÉC-CÉO (p. ex. : ateliers offerts aux 12 programmes de 1er cycle, etc.);
  • Effectue la saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique) tels que : lettres, rapports, examens, demande de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs et listes. Vérifie l’exactitude des données, la qualité du français et l’esthétique de la présentation et s’assurer de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d’ordre courant;
  • Organise les réunions de l’unité, convoque les personnes participantes, réserve les salles, prépare les documents et le matériel. Assiste aux réunions, prend les notes, rédige le compte rendu, donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence;
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure, l’informe des urgences et conflits d’horaires et de l’emploi du temps en fonction de ces changements et des priorités;
  • Participe à la préparation et à l’organisation matérielle d’événements spécifiques tels que : PRISME, ateliers, colloques, congrès, expositions. Communique avec les personnes-ressources afin d’identifier les besoins, donne suite selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;
  • Collabore à la bonne marche de son unité en colligeant de l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités;
  • Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que traitement de texte, bases de données, moteur de recherche, courrier électronique, logiciel maison. Fait l’apprentissage des nouveaux logiciels mis en application : GEADE, SAFIRH, Zone CÉO, Moodle et EvalCÉO;
  • Assume la responsabilité du système de classement de son secteur et effectue le classement et l’archivage requis, et tient à jour les tableaux d’affichage;
  • Effectue des recherches dans la documentation (papier, électronique ou autre) et communique avec les personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements;
  • Accueille les visiteuses et les visiteurs, donne des informations générales concernant les services disponibles et les politiques, procédures, normes en vigueur dans son secteur. Veille à obtenir les solutions aux problèmes particuliers ou réfère l’utilisatrice ou l’utilisateur à la personne responsable;
  • Reçoit, filtre, dirige et fait des appels téléphoniques : note et transmet les messages. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;
  • Utilise et voit à l’entretien courant des divers appareils de bureau tels que : micro-ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur, dictaphone, calculatrice. Fait les appels de service lorsque requis;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Scolarité

  • Diplôme d’études secondaires (DES).

Expérience

  • Une (1) à deux (2) années d’expérience pertinente.

Autres

  • Maîtrise les différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
  • Maîtrise la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.

Rémunération
Classe 5 (de 23,32 $ à 28,05 $).

Durée et/ou horaire de travail
Temps complet – 35 heures par semaine.

Mise en candidature
Date limite de soumission des candidatures : vendredi 22 octobre 2021, à 17 h.

Toute personne répondant aux exigences d’un poste à pourvoir est invitée à déposer sa candidature. Après avoir complété l’analyse des candidatures reçues, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier se sera distingué.

 

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