Secrétaire de gestion

Centre de services scolaire des Hauts-Cantons https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2022/02/CSSHauts-Cantons_diapo_couleur_mod-2.png

Location: Quebec East Angus CA

Centre de services scolaire des Hauts-Cantons
East Angus
Les candidatures sont actuellement fermées.

Nature du travail :

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques :

La personne salariée de cette classe d’emplois répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

Elle reçoit la personne qui se présente à son unité administrative, fournit l’information relevant de sa compétence ou la réfère à la personne concernée; elle gère, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille.

Elle voit à l’organisation matérielle des réunions, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal.

Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; elle participe à l’élaboration du système de classement; elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et des programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle fait le suivi du courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou nouveaux secrétaires de gestion ainsi qu’à coordonner le travail de personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Principaux mandats :

Secrétariat général :

  • Soutien à la secrétaire générale et collaboration avec la secrétaire de gestion déjà en poste et soutien à l’ensemble des activités de ce service.

Service de la gestion documentaire :

  • Soutien à la technicienne en gestion documentaire dans le déploiement du nouveau logiciel de gestion électronique des données – ULTIMA.
  • Saisie de dossiers et soutien au déclassement.

Service des communications :

  • Soutien à la responsable des communications ainsi qu’à la conseillère en communication dans différentes tâches administratives, dont notamment mais non limitativement, celles concernant les dossiers suivants :
  • Déploiement du nouveau modèle de site Internet pour les écoles primaires (développement de procédures de travail, soutien aux usagers et maîtrise de WordPress).
  • Mise à jour et affichage de nouvelles sur le site Internet du CSSHC.
  • Affichage de publication sur Facebook.
  • Préparation de rapports d’analyses de fréquentation des sites Internet (via l’outil Google Analytics).
  • Gestion et classement de la banque d’images.
  • Rédaction de différentes publications émises par le CSSHC, dont l’Info rentrée et le rapport annuel.
  • Préparation de projets de communiqué et de nouvelles.
  • Soutien de projets en lien avec l’Intranet du CSSHC via Sharepoint.

Qualifications requises :

Scolarité :

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Autres exigences :

  • Sens accru de la discrétion, de la confidentialité, de la courtoisie et du service à la clientèle.
  • Excellente maîtrise du français écrit, parlé et de fortes habiletés en rédaction.
  • Connaissance approfondie des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.
  • Maîtrise d’une méthode de doigté et connaissances pratiques de la disposition de textes.
  • Maîtrise des logiciels de bureautique suivants :
    • Traitement de texte Word – niveau avancé
    • Chiffrier électronique Excel – niveau de base
    • PowerPoint – niveau avancé
  • Maîtrise des nouvelles technologies et des réseaux sociaux
  • WordPress et Sharepoint (atout)
  • Avoir une connaissance fonctionnelle du logiciel de dictée Olympus.
  • Grand sens de l’organisation, capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément et de s’adapter face à des situations variées.
  • Qualité de jugement dans l’interprétation des directives, des consignes et des priorités.
  • Bonne capacité à travailler sous pression avec des échéanciers serrés tout en faisant preuve de rapidité d’exécution.
  • Sens de l’initiative, autonomie et grande rigueur.
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