Secrétaire

Location: Gatineau

Syndicat de l’enseignement de l’Outaouais
Gatineau
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Offre d’emploi pour une secrétaire générale

Date de début :  Janvier 2019

Durée : Permanent à temps partiel (4 jours par semaine)

Taux horaire / salaire annuel : Très compétitif + avantages sociaux

Salaire annuel entre 28 000 $ et 42 000 $ selon l’expérience reconnue.  8 semaines de vacances payées. 

Le Syndicat de l’enseignement de l’Outaouais situé au 15-C rue Cholette à Gatineau est à la recherche d’une secrétaire générale.

La personne retenue relèvera de la présidence du syndicat et effectuera des tâches administratives et comptables.

Description du poste :

  • Répondre aux demandes générales d’information, acheminer les appels téléphoniques vers les personnes concernées et prendre les messages téléphoniques;
  • Accueillir les membres des comités, les fournisseurs, les visiteurs et les diriger vers les locaux où se déroulent les rencontres ou vers les personnes responsables;
  • Recueillir le courrier externe et le distribuer à ses destinataires;
  • Préparer et expédier les envois par la poste et les services de courrier et vérifier l’exactitude des envois;
  • Photocopier et distribuer divers documents;
  • Tenir un inventaire et effectuer les commandes de fournitures de bureau;
  • Effectuer la lecture ou l’entrée de données dans le logiciel de gestion des membres;
  • Mise à jour et préparation de rapports à partir de dossiers concrets ou électroniques, tels que rapport, création de cartes de membre et de listes d’envoi, etc.;
  • Assurer l’émission de factures et de chèques;
  • Préparer les documents pour le comptable et les vérificateurs;
  • Saisir sur traitement de texte et/ou chiffrier électronique divers formulaires, documents, devis, lettres, de même que des tableaux et des rapports, préparer les remises à faire par le syndicat;
  • Entrer des données relatives aux prévisions et à la conciliation bancaire;
  • Créer et produire différents rapports mensuels et autres; (rapport de dépenses, etc.);
  • Préparer et effectuer les dépôts bancaires;
  • Effectuer les paies;
  • Effectuer des achats requis pour le bureau;
  • Mettre à jour le site internet du syndicat;
  • Effectuer la mise en page et la production du Journal interne du syndicat (Syn chronique);
  • Répondre aux demandes de renseignements provenant des différents services et de sources externes;
  • Tenir à jour les différents systèmes, incluant notamment les systèmes de rappels, de classement, de modèles, etc. ;
  • Veiller au suivi et au paiement des comptes d’honoraires;
  • Gérer les comptes clients et les comptes fournisseurs;
  • Effectuer les réservations d’hôtel, de moyens de transport, les libérations, etc.;
  • Donner un support clérical aux travaux des divers comités;
  • Rédiger ou saisir des documents à l’aide des modèles;
  • Procéder à l’envoi de documents par télécopie, courrier électronique ou postal, etc.;
  • Collecter, numériser et organiser des documents dans les répertoires et les distribuer aux membres;
  • Réviser les textes et documents produits par le personnel du bureau au besoin;
  • Rédiger et corriger divers documents;
  • Faire le classement et archiver des dossiers;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes;

Compétences et exigences :

  •  Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en secrétariat, bureautique, comptabilité ou administration avec expérience pertinente;
  • Un minimum de cinq (5) ans dans le domaine du secrétariat administratif, de la comptabilité et de la réception ou un ensemble approprié et équivalent de scolarité, de formation et d’expérience;
  • Doit avoir une excellente connaissance du français à l’oral et à l’écrit;
  • Très bonne connaissance pratique d’un logiciel de comptabilité (ex : Simple Comptable);
  • Très bonne connaissance de Microsoft Office;
  • Maîtrise des outils informatiques et bureautiques;
  • Courtoisie, minutie et polyvalence;
  • Dynamisme et professionnalisme;
  • Doit posséder de l’entregent, du tact et être d’une discrétion absolue et habileté pour la communication interpersonnelle;
  • Bonne aptitude en communication, travaille bien dans une équipe;
  • Autonome, bon jugement et un bon sens de la gestion des priorités;
  • Démontre un bon sens de l’organisation de façon à pouvoir respecter les échéanciers;
  • Des connaissances de mise à jour d’un site web seraient un atout;
  • Avoir de l’expérience pour la mise en page graphique serait un atout;

Veuillez prendre note que seuls les candidats et les candidates correspondant au profil recherché pourront être contactés.

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur C.V. via le formulaire de Secrétaire-Inc. avant le mardi 11 décembre 2018.

Étiqueté sous : secretaire, dépôts bancaires, accueil, comptes clients, appels téléphoniques, facturation, mise en page, demandes, paies



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