Adjoint.e administratif.ive au greffe et aux archives

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Location: Quebec Granby CA

MRC de La Haute-Yamaska
Granby
Les candidatures sont actuellement fermées.

Située à l’entrée des Cantons-de-l’Est, la MRC de La Haute-Yamaska porte fièrement le slogan « prospère de nature ». Notre organisation travaille avec rigueur et dévouement à l’aménagement et au développement de son territoire dans une perspective de développement durable. Ainsi, notre MRC comprenant huit municipalités, dont Granby, et regroupant près de 95 000 habitants, se veut un milieu de vie de choix pour les familles, alliant les commodités des grands centres et la proximité avec la nature.

La MRC de La Haute-Yamaska, c’est aussi une équipe de plus d’une trentaine de passionnés, provenant de tous les horizons professionnels. Ensemble, ils contribuent à façonner le territoire yamaskois de demain. En rejoignant notre équipe, vous gagnerez des collègues en or! Vous bénéficierez d’un environnement de travail stimulant, d’un horaire flexible de 35 heures par semaine avec fermeture des bureaux les vendredis après-midi et d’une gamme complète d’avantages sociaux concurrentiels.

La MRC est à la recherche d’une personne dynamique et compétente pour pourvoir le poste suivant :

Adjoint.e administratif.ive au greffe et aux archives

Sous la supervision du greffier, le titulaire de ce poste assume certaines tâches administratives rattachées aux activités du greffe et des archives. Il est responsable du classement des archives de son secteur d’activités.

Le titulaire assume notamment les tâches suivantes :

  • Rédiger, corriger, procéder à la mise en page et transmettre certains documents reliés à la préparation des séances du conseil et aux suivis de ces séances (convocations, résolutions, procès-verbaux, correspondances, avis publics, ententes, contrats, etc.);
  • Collaborer à l’organisation des réunions du conseil et des autres comités assignés au greffe, réserver des locaux, convoquer les participants, préparer l’ordre du jour ainsi que tout support administratif et matériel requis;
  • Soutenir le greffier par le suivi systématique des processus d’appels d’offres, des contrats, des échéances ainsi que la saisie et l’organisation des données pertinentes aux activités du greffe;
  • Effectuer des recherches sur certains règlements, préparer les versions administratives des règlements;
  • Assurer une gestion rigoureuse des documents et des dossiers, codifier, classer et tenir à jour l’inventaire des dossiers de son secteur d’activités, contrôler l’accès à ceux-ci et en assurer l’épuration et l’archivage conformément à la politique de gestion documentaire, au plan de classification et au calendrier de conservation;
  • Collaborer à l’implantation d’un logiciel de gestion documentaire et participer au soutien des utilisateurs;
  • Apporter un soutien administratif au processus de vente d’immeubles pour défaut de paiement de taxes;
  • Remplacer au poste d’adjoint administratif à la direction générale, sur demande, en cas d’absence;
  • Réaliser toutes autres tâches pertinentes et connexes au poste à la demande de son supérieur immédiat.

Compétences et exigences recherchées :

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques juridiques ou en bureautique ou l’équivalent;
  • Détenir une expérience pertinente minimale de deux (2) ans dans un poste de technicien juridique ou d’adjoint ou l’équivalent;
  • Démontrer une excellente maîtrise du français;
  • Avoir une grande aisance à composer et à structurer des textes;
  • Faire preuve de rigueur et de discrétion;
  • Avoir une bonne maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel et Outlook) ainsi qu’Adobe Acrobat;
  • Avoir une connaissance des lois municipales;
  • Être dynamique, posséder un bon jugement et avoir un sens inné de l’organisation;
  • Avoir la capacité de transmettre de manière claire et détaillée des informations;
  • Avoir la capacité d’évaluer et de prioriser les travaux selon les échéances;
  • Entretenir des relations positives avec son supérieur et ses collègues.

Conditions de travail :

  • Poste régulier à temps plein;
  • Horaire de travail flexible sur 35 heures par semaine;
  • Début d’emploi : mars 2022;
  • Rémunération globale intéressante et compétitive (incluant régime de retraite et assurance collective);
  • Milieu de travail stimulant et équipe dynamique.

Ce défi vous interpelle? Soumettez votre candidature d’ici le 27 février 2022 en transmettant votre curriculum vitae et une lettre de motivation à l’attention de :

MRC de La Haute-Yamaska
Mme Marie-Claude Gauthier

76, rue Dufferin Granby (Québec) J2G 9L4
Télécopieur : 450 378-2465

mcgauthier@haute-yamaska.ca

La MRC remercie à l’avance toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt, mais ne communiquera qu’avec celles dont la candidature est retenue.  Nous offrons des chances d’emploi égales à tous. Le masculin est utilisé afin d’alléger le texte.

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