Coordinateur(-trice) administration et services clients

Location: Laval

Centre québécois d’innovation en biotechnologie
Laval
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Le CQIB est un incubateur d’entreprises fondé en 1995 par l’Institut national de la recherche scientifique (INRS) et la Ville de Laval. Il a pour mission de soutenir le démarrage et la croissance d’entreprises en sciences de la vie au Québec.

Nous recherchons une personne débrouillarde et polyvalente pouvant à la fois réaliser des tâches administratives, rédiger et réviser des communications ainsi qu’effectuer un service à la clientèle de qualité et assister la haute direction.

Description du poste : Coordination administration et service clients

Volet Administration (40%)

  • Implanter et superviser les standards d’opération (manuel)- services administratifs;
  • Assurer la saisi de données pour certains clients;
  • Rédiger différents documents administratifs;
  • Responsable du classement et gestion documentaire sur le serveur (Sharepoint);
  • Responsable du bon fonctionnement du système téléphonique et réseautique avec les experts externes;
  • Mise à jour des données de suivi de projets et contacts dans le logiciel ERP/ CRM (prospect, liste de prix, contacts, etc.);
  • Porte assistance à l’équipe sur le plan logistique à l’occasion (aménagement de salles) ;
  • Gestion de l’agenda, prise de rendez-vous et correspondance du directeur général;
  • Assister le directeur général dans la préparation des réunions du conseil d’administration ;
  • Superviser à l’occasion les stagiaires

Volet comptabilité (20%)

  • Coordination des services externes de comptabilité;
  • Saisi des données sur Quickbook Online (facturation, rapports) au besoin et prépare les paiements en collaboration avec la firme comptable;
  • Responsable des achats de produits et services pour l’organisation et à l’occasion pour ses clients;
  • Prépare les réclamations d’aides financières et assurer le suivi avec les bailleurs de fonds;
  • Prépare des devis de location et fait le suivi des directives de gestion immobilière et le suivi des baux commerciaux.

Volet communication et service client (40%)

  • Accueillir des visiteurs du CQIB et organise les visites des installations au besoin;
  • Responsable des communications internes (employés, clients et partenaires du campus universitaire);
  • Produire l’Infolettre mensuelle et maintenir à jour les informations d’actualité et divers autres éléments de contenu du site internet et réseaux sociaux (linkedin);
  • Développer et rédiger les outils de communications pour le CQIB et ses clients en collaboration avec les services externes (infographie, rapport annuel, PowerPoint, etc.);
  • Prendre en charge ou collaborer avec les ressources internes/externes à l’organisation des événements et formations,
  • Développer les procédures et la mise en œuvre du service à la clientèle;
  • Réaliser des enquêtes de satisfaction des clients et rédiger certains rapports statistiques.

Qualifications

  • Formation collégiale/universitaire en gestion de bureau, technique administrative ou autre formation pertinente;
  • 5 ans d’expérience en soutien administratif ou coordination administrative;
  • Connaissance approfondie d’Office 365 (word, excel, Powerpoint et idéalement Sharepoint) ;
  • Connaissance de base des outils de mise en page de documents et design graphique et web;
  • Expérience d’un CRM et d’un logiciel comptable;
  • Bilinguisme essentiel et bonne capacité de rédaction en français.
  • Résident permanent ou citoyen canadien

Aptitudes recherchées

  • Forte capacité d’organisation, rigueur, autonomie et sens de l’initiative;
  • Expérience à jongler avec plusieurs projets à la fois, à établir les priorités et à travailler dans le respect des échéances;
  • Anticipation des besoins pour l’organisation et ses clients;
  • Esprit d’équipe et de collaboration bien développé;
  • Intérêt pour l’entrepreneuriat et la technologie.

Condition d’emploi :

  • Temps plein : 35 hrs/semaine
  • Salaire annuel entre 38000$ et 46000$
  • 3 semaines de vacances dès la première année + banque  de congés mobiles
  • REER et assurances collectives
  • Boni de performance d’équipe



Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Partagez cet emploi!

Laisser un commentaire

Vous devez être connecté pour publier un commentaire.

Les employeurs qui recrutent
  • Pillière Bolduc Notaires
  • La Presse
  • Desjardins
  • Gowling WLG
  • Espace Physio Forme Inc
  • ZSA
  • Collège Inter-Dec
  • CHRISTIN CHEVROLET BUICK GMC
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.