Secrétaire administratif(ive)

Location: Laval, QC

Institut national de la recherche scientifique
Laval, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Offre d’emploi : No 19016
4 février 2019 au 15 février 2019

Secrétaire administrative ou secrétaire administratif régulier
CENTRE INRS – INSTITUT ARMAND-FRAPPIER À LAVAL

Sommaire de la fonction

Relevant du directeur du Centre, la personne est appelée à réaliser des travaux administratifs relatifs au suivi de mandats, à l’organisation de réunions, à la préparation de comptes rendus et rédaction de procès-verbaux, à la compilation d’information de gestion de même qu’à la préparation et au suivi de la correspondance de la direction du Centre. Elle facilite la gestion administrative et le suivi des dossiers relatifs aux ressources professorales du Centre. Elle offre également un soutien administratif à la gestionnaire de l’administration du centre et à son équipe dans la réalisation de leurs activités.

Principales tâches et responsabilités

  • Plus spécifiquement, elle tient à jour l’agenda du directeur et celui de la gestionnaire de l’administration du centre, fixe les rencontres, en informe les personnes concernées et rassemble la documentation pertinente. Elle assiste ceux-ci par rapport au suivi des dossiers et au rappel des échéances ainsi que dans la préparation de la documentation de divers dossiers pour les réunions des instances du Centre. Elle traite les affaires courantes et soutient le directeur dans la gestion des dépenses de son équipe de recherche.
  • Elle voit à la transcription de documents, de lettres et de rapports et en fait la mise en page. Elle voit également à la mise à jour de données dans les systèmes appropriés et à la compilation de statistiques pour divers rapports et elle conçoit des registres et des tableaux et voit à leur actualisation.
  • Elle planifie et organise les déplacements du directeur et d’autres personnes de l’équipe de direction du Centre. Elle effectue les réservations et fait le suivi administratif requis. Elle prépare les rapports de dépenses et en assure le suivi.
  • Elle reçoit et filtre les communications et accueille les visiteurs. Elle prend connaissance du courrier et des courriels et en assure le suivi. Elle prépare et transmet la documentation nécessaire et fixe les rendez-vous. Elle détermine les urgences et les transmet, au besoin, aux personnes concernées et en assure le suivi. Elle rédige la correspondance, complète les informations nécessaires et les transmet au directeur et à la gestionnaire de l’administration du centre.
  • Elle agit à titre de personne-ressource pour les dossiers relevant de sa compétence et collabore avec le personnel de l’INRS et les intervenants externes.
  • Elle effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers certains ayant un caractère confidentiel, afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision. Elle rédige des rapports synthèses.
  • Elle organise les réunions du directeur, les comités du Centre et les assemblées des professeurs du Centre et y assiste lorsque requis. Elle prend des notes, rédige les procès-verbaux et fait les suivis appropriés.
  • Elle apporte un appui aux comités de sélection des professeurs et assure le suivi des dossiers avec le directeur (description de poste, affichage, ouverture des dossiers, fixation des rencontres et horaires des entrevues, convocation des candidats, préparation des dossiers pour les membres, etc.).
  • Elle tient à jour ses connaissances relatives aux documents normatifs liés à son champ d’activité.
  • Elle assume la responsabilité du système de classement de ses dossiers ainsi que ceux du directeur et voit à leur archivage conformément au système en vigueur.
  • Elle accomplit toute autre tâche connexe.

Exigences normales et habiletés particulières
Scolarité

Détenir un diplôme terminal du cours secondaire en secrétariat ou détenir un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

Posséder quatre (4) années d’expérience de travail dans un poste à responsabilités comparables en secrétariat de direction.

Autre

  • Maîtrise de la langue française, parlée et écrite;
  • Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite;
  • Connaissance approfondie de la suite MS Office, notamment Word et Excel;
  • Sens du service à la clientèle et de l’amélioration continue, tact et diplomatie;
  • Bon jugement et capacité d’analyse, rigueur et discrétion;
  • Habileté reconnue en rédaction (dont les procès-verbaux) et esprit de synthèse;
  • Autonomie, sens de l’initiative développé, professionnalisme;
  • Capacité à travailler sous pression et à bien gérer ses priorités;
  • Aptitudes pour les relations interpersonnelles et esprit d’équipe.

Lieu de travail

Institut national de la recherche scientifique
Centre INRS – Institut Armand-Frappier
531, boulevard des Prairies
Laval (Québec)  H7V 1B7

Traitement

Poste à temps complet : 35 heures par semaine.

Selon la politique de rémunération du personnel administratif non syndiqué en vigueur à l’INRS, le salaire varie de 45 249 $ à 60 808 $ annuellement selon l’expérience et la formation.

Comment postuler ?

Les personnes intéressées à ce poste sont priées de postuler en ligne via le site Web de l’INRS dans la section « Emplois » au plus tard le 15 février 2019.

http://inrs.ca/emplois/emplois

L’INRS souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le statut de citoyen ou de résident du Canada.



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