Coordonnateur(-trice) administratif(-ve) au service juridique et de la conformité

Location: Laval, Québec

Bausch Health Canada
Laval, Québec
À plein temps

English Follows

Dans le cadre de notre croissance, nous cherchons à pourvoir un poste de coordonnatrice administrative au service juridique et de la conformité, basé à Laval.

Principales responsabilités :

Services Administratifs

  • Recevoir les demandes de services et les diriger au membre concerné du service juridique ou de la conformité; évaluer le niveau d’importance des demandes et déterminer les actions à prendre, surveiller les dossiers en attente; assurer le suivi des dossiers et informer les membres du service juridique et de la direction en communicant une grande variété de renseignements
  • Effectuer l’ouverture de la correspondance et y donner suite, tel que requis
  • Soutenir le chef du contentieux, le chef de la conformité et les membres du service juridique quant à la préparation et à la gestion budgétaire de ces services
  • Préparer des lettres, des présentations et des rapports
  • Entretenir les liens avec les membres du service juridique, les clients, les fournisseurs, et les cabinets d’avocats
  • Mettre en œuvre les politiques de bureau, les normes et les procédures; mesurer les résultats en regard des normes et y apporter des changements si nécessaire

Soutien à l’équipe

  • Coordonner la gestion de la documentation liées aux services juridique et de la conformité avec les clients internes, les conseillers juridiques externes et les autres fournisseurs
  • Coordonner l’agenda, les rendez-vous, les réunions et les déplacements externes incluant la réservation du transport et de l’hébergement des membres de l’équipe
  • Coordonner les réunions, les téléconférences, les réunions WebEx and les vidéoconférences

Collaboration avec les services internes

  • Former les membres des autres services quant à l’usage des systèmes des services juridique et de la conformité et quant aux procédures incluant l’approbation des activités et du matériel ainsi que du processus de la gestion des contrats
  • Établir des relations de travail avec les membres des autres services (i.e. marketing, ressources humaines, finances, informatique, etc.) et des autres secteurs fonctionnels afin de cerner les synergies, l’efficacité des procédures et les voies de communication et d’information

Gestion des systèmes

  • Gérer les bases de données des services juridique et de la conformité
  • Créer des rapports de gestion en utilisant les systèmes d’information
  • Maintenir à jour le site intranet des services juridique et de la conformité

Qualifications requises :

  • Excellentes compétences en matière de communication, à l’oral et à l’écrit (bilinguisme français et anglais)
  • Bonne maîtrise des systèmes informatiques incluant la Suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Sens de l’organisation supérieur afin d’établir de façon autonome les priorités et agir avec discernement dans l’exécution de tâches multiples simultanées en temps opportun
  • Efficace et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois et à respecter les délais divers impartis ainsi qu’avec rigueur et souci du détail
  • Capacité d’identifier et de résoudre des problèmes et analyser habilement de l’information avec un minimum de supervision
    Faire preuve de tact, discrétion en ce qui a trait aux renseignements confidentiels
  • Habileté à travailler en équipe et favoriser un environnement de travail amical
  • Bon jugement afin de résoudre de manière proactive et indépendante les problèmes et la prise de décisions

Si vous voulez faire partie d’une entreprise visionnaire, stimulante et énergique envoyer votre curriculum vitae dès maintenant. Nous offrons un régime global de rémunération très concurrentiel et un environnement de travail très dynamique en constante évolution.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.
Bausch Health souscrit au principe d’égalité en matière d’emploi et se conforme aux lois sur l’égalité d’accès à l’emploi en vigueur partout où elle exerce ses activités.

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In the context of our present growth, we are seeking to fill a position as Administrative Coordinator – Legal & Compliance Canada based in Laval.

Key responsibilities :

Office Administration

  • receive requests for services and direct them to appropriate team member in legal or compliance; assess the urgency of situations and determine appropriate actions, monitor status of pending item, provide follow up and keep members of the legal department and management informed by communicating a wide variety of information
  • open and respond to, as required, office correspondence
  • assist Head of Legal, Head of Compliance and Legal Team members prepare and manage department budgets
  • prepares letters, presentations and reports
  • liaises with legal department staff, clients, suppliers and law firms
  • maintain department efficiency by assisting with the implementation of office systems and procedures
  • implement office policies, standards and procedures; measure results against standards; and make necessary adjustments

Team member support

  • coordinate with internal clients, external counsel and other vendors to obtain and exchange information and documentation related to legal and compliance matters
  • provide administrative assistance to Legal and Compliance team members
  • coordinate schedules, appointments, meetings and business travel, including book transport and accommodation of team members
  • coordinate meetings, teleconference, WebEx meetings and video conferences
  • Inter Departmental Collaboration and Coordination
  • Train other department staff in the use of all legal and compliance systems and procedures including activity and material review and contract management procedures
  • Establish working relationship with other department staff (i.e. Marketing, HR, Finance, IT etc…) and with other functional areas with a view to identify synergies, efficiencies in procedures and ensuring where necessary clear lines of communication and flow of information

System Management

  • manage Legal Affairs’ and Compliance databases
  • create management reports from information systems
  • keep Legal and Compliance Intranet site current

Qualifications required:

  • Proficient communication skills; written and spoken (bilingual English & French)
  • Advanced computer skills including Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, Power Point)
  • Superior organizational skills to independently establish priorities and use sound judgment in carrying out multiple simultaneous assignments in a timely manner
  • Good judgment to proactively and independently solve problems and make decisions
  • Ability to identify and resolve problems and analyze information skillfully with minimal supervision
  • Ability to manage multiple projects that require interaction with a variety of departments and types of information
  • Attention to detail and accuracy critical
  • Ability to work effectively under multiple time deadlines
  • Ability to exercise tact and discretion when dealing with confidential information
  • Ability to work for multiple people and to support different functions / needs
  • Demonstrated ability to work well in a team environment and foster a friendly work environment

 

If you want to be part of a visionary, stimulating and full of energy team, please apply immediately.  We do offer a very competitive total compensation package as well as a very fast-paced working environment in constant evolution.

The masculine is used in this publication without prejudice for the sake of conciseness. Bausch Health is committed to equal employment opportunity and complies with equal employment opportunity laws in effect wherever it operates.

 

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