Secrétaire de gestion

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Location: Quebec Levis CA

Ville de Lévis
Lévis
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Étant la 7e plus grande ville du Québec, Lévis agit comme principal pôle urbain, économique et institutionnel de la région Chaudière-Appalaches. Lévis se positionne en tête de liste de nombreux palmarès depuis des années pour le milieu de vie agréable, accessible et sécuritaire qu’elle offre aux Lévisiennes et Lévisiens. La Ville de Lévis emploie des personnes travaillant dans des domaines aussi variés que la sécurité publique, le tourisme, l’urbanisme, le développement économique, la vie communautaire, l’environnement, les travaux publics, les communications et bien d’autres.

La Ville de Lévis est à la recherche d’une personne qualifiée pour combler un poste temporairement vacant à temps complet (35 heures/semaine), pour une durée de onze mois, de secrétaire de gestion au Service du traitement des eaux de la Direction de l’environnement.

Description sommaire du poste

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer des tâches de secrétariat ainsi que certaines tâches de support administratif de bureau reliées à son secteur d’activités.

Tâches spécifiques

  • Rédige et saisit, en fonction des directives reçues, différents textes tels que lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc., en apportant une attention particulière à la grammaire et à l’orthographe de ces travaux dans les styles et les formes appropriés.
  • Tient à jour l’agenda de sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat et prend les dispositions s’y rattachant.
  • Accueille les personnes ou répond aux demandes de renseignements par téléphone, filtre et achemine les appels aux personnes concernées, prend les messages s’il y a lieu et effectue, sur demande, des appels téléphoniques et procède à certaines vérifications auprès de différentes intervenantes et différents intervenants.
  • Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l’équipement, aux achats et toutes autres formes administratives relatives à son secteur.
  • Reçoit le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue aux personnes concernées. Rédige la correspondance courante.
  • Ouvre et tient à jour les dossiers ou registres relatifs à son secteur, en assure le suivi, fait les rappels et les recherches nécessaires. Classe les documents de son secteur selon le système en vigueur et assure la confidentialité de certains dossiers.
  • Achemine divers documents aux personnes ou services concernés.
  • Vérifie et compile, sur les documents ou formulaires appropriés, diverses données ayant trait aux activités de son secteur.
  • Rassemble les feuilles de temps, procède à une vérification sommaire, inscrit les données et prépare le sommaire de paie du personnel de son unité administrative.
  • Assure l’organisation matérielle des réunions, comités ou autres, effectue les convocations et réservations nécessaires, prépare la documentation pertinente aux sujets discutés, y assiste sur demande, dresse un compte rendu et en assure le suivi. Participe au suivi administratif de certaines réunions, certains comités ou autres.
  • Alimente, met à jour et exploite des banques de données.
  • S’il y a lieu, tient à jour l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et prend les dispositions s’y rattachant. Fait les appels de service en cas de bris ou de mauvais fonctionnement des appareils de bureau.
  • Compile des données pour fins de statistiques.
  • Effectue différentes tâches générales de bureau telles que classement, photocopies, assemblage de documents, etc.
  • Cette description de fonction reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une énumération détaillée de toutes les tâches à accomplir. Toutefois, les tâches ayant une influence sur l’évaluation de l’emploi apparaissent à la description.

Exigences du poste

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalent
  • Minimum de deux (2) années d’expérience pertinente à la fonction

Compétences recherchées

  • Maîtrise du français écrit
  • Connaissance de la Suite Office (Word, Excel, Outlook)
  • Sens client
  • Collaboration et travail d’équipe
  • Agilité et résolution de problèmes
  • Planification et organisation
  • Sens de l’innovation et créativité

Les candidates et les candidats seront soumis à des tests afin d’évaluer leur candidature.

Date d’entrée en fonction

13 septembre 2021

Lieu de travail

Présentement en télétravail, et ce, pour une durée indéterminée.

Horaire de travail

  • Temps plein (35 heures/semaine)
  • Horaire de travail du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30, mais peut être ajusté selon les modalités de la convention collective.

Durée

Onze mois, mais la personne sélectionnée sera ajoutée à notre banque de candidates et candidats pour le personnel de secrétariat. Il y a donc possibilité d’avoir d’autres mandats par la suite à titre de secrétaire de gestion. La durée d’un mandat peut varier. Le personnel temporaire peut cumuler plusieurs mandats successifs jusqu’à l’obtention d’un poste régulier.

Conditions de travail

  • Classe 7 (taux horaire 2021 : 24,31 $ à 35,09 $) conformément à la convention collective actuellement en vigueur.
  • Stationnement gratuit.
  • Majoration de 10 % sur le taux de traitement pour tenir lieu de tous les avantages sociaux (vacances, maladies, assurance maladie, jours chômés, etc.) durant les 910 premières heures travaillées. Après ces 910 heures, accès à plusieurs avantages sociaux (vacances, maladies, jours chômés).
  • Régime de retraite à prestations déterminées après 700 heures dans une même année.

Période d’affichage

Du 23 juillet au 15 août 2021

Numéro de concours

BLANT-063-2021

Dépôt des candidatures

Les personnes répondant aux exigences de la fonction et intéressées à présenter leur candidature doivent postuler par le biais du Site de recrutement en ligne de la Ville de Lévis en cliquant sur postuler et joindre une copie de leur curriculum vitae avant 23 h 59, le 15 août 2021.

Égalité en emploi

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi.

Étiqueté sous : organisation, planification, français, suite office, collaboration, rigueur, sens client

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