Agent(e) d’administration

Ville de Lévis https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/03/VL_IV_horizvillede_RGB-1.jpg

Location: Quebec Levis CA

Ville de Lévis
Lévis, Québec
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Étant la 7e plus grande ville du Québec, Lévis agit comme principal pôle urbain, économique et institutionnel de la région Chaudière-Appalaches. Lévis se positionne en tête de liste de nombreux palmarès depuis des années pour le milieu de vie agréable, accessible et sécuritaire qu’elle offre aux Lévisiennes et Lévisiens.

La Ville de Lévis est à la recherche d’une personne qualifiée pour combler un poste temporairement vacant à temps complet (35 heures/semaine) d’agente ou d’agent d’administration, à la Direction du service de la sécurité incendie, pour une durée approximative de 6 mois.

Pourquoi choisir la ville de Lévis?

Lévis souhaite être à l’avant-garde dans le milieu municipal. Vous pourrez proposer vos idées dans le domaine du soutien administratif et contribuer à la mise en place de nouvelles façons de faire.

Vous souhaitez intégrer une organisation où la dimension humaine fait partie des valeurs organisationnelles. Vous voulez agir à titre de collaboratrice ou collaborateur afin de répondre aux besoins administratifs de votre équipe de travail. À Lévis, la passion du service aux citoyennes et citoyens, et l’esprit d’équipe guident les actions quotidiennes du personnel.

Description sommaire du poste

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, des tâches diversifiées relatives au suivi des processus administratifs et opérationnels de la direction.

Tâches spécifiques

1. Assure le suivi de l’application des procédures administratives de son secteur d’activités.

2. Assure la mise à jour des données de son secteur d’activités dans le système informatisé prévu à cette fin.

3. Recueille la documentation pertinente et la transmet pour permettre un traitement des documents administratifs ou opérationnels conformes aux procédures et directives applicables.

4. Effectue, complète, vérifie, corrige et concilie différents documents, listes et réquisitions selon les besoins et les traite dans les délais prescrits.

5. Tient à jour et exploite diverses données ou applications informatiques relatives aux dossiers se rattachant à la gestion administrative ou opérationnelle de son secteur selon les normes et procédures en vigueur.

6. Complète différents documents ou formulaires de son secteur d’activités.

7. Assure le suivi administratif des fiches de prise de décisions, des résolutions du comité exécutif et du conseil de la Ville, ainsi que de certains contrats ou ententes.

8. Participe au suivi administratif de certains comités.

9. Aide à la préparation du budget et du programme triennal d’immobilisations (PTI) de son secteur d’activités.

10. Rédige et saisit, en fonction des directives reçues, différents textes tels que lettres, rapports, formulaires, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc., en apportant une attention particulière à la grammaire et l’orthographe de ces travaux, dans les formes et styles appropriés.

11. Ouvre et tient à jour différents dossiers de son secteur d’activités.

12. Contacte les personnes-ressources afin d’obtenir ou de fournir des renseignements et répond aux demandes d’information dans son domaine d’intervention.

13. Effectue du travail général de bureau tel que classement, photocopies, assemblage de documents, etc.

14. Cette description de fonction reflète les éléments généraux du travail accompli et ne doit pas être considérée comme une énumération détaillée de toutes les tâches à accomplir. Toutefois, les tâches ayant une influence sur l’évaluation de l’emploi apparaissent à la description.

Exigences du poste

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) ou une attestation d’études collégiales (AEC) en technique administrative ou en bureautique.
  • Il est à noter que le fait de ne pas détenir une formation collégiale pourra être compensé par une combinaison académique jugée pertinente. Le diplôme d’études professionnelles (DEP) sans combinaison ne sera pas considéré.
  • Un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente à la fonction.

Compétences recherchées

  • Maîtrise du français écrit
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word et Excel intermédiaire)
  • Rigueur
  • Qualité de jugement
  • Capacité à décider
  • Autonomie
  • Gestion de processus
  • Sens client
  • Collaboration
  • Sens de l’innovation et créativité

Les candidates et les candidats répondant aux exigences du poste seront soumis à différents tests afin d’évaluer leur candidature.

Lieu de travail

En présentiel au 2060, 3e Rue, Lévis (secteur Saint-Romuald) avec possibilité d’une journée de télétravail par semaine

Horaire de travail

  • Temps plein (35 heures/semaine)
  • Horaire de travail du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et de 13 h à 16 h 30

Durée

Pour une durée approximative de 6 mois. La personne sélectionnée sera ajoutée à notre banque de candidates et candidats pour le personnel de secrétariat. Il y a donc possibilité d’avoir d’autres mandats par la suite à titre de secrétaire de gestion ou commis-secrétaire. La durée d’un mandat peut varier. Le personnel temporaire peut cumuler plusieurs mandats successifs jusqu’à l’obtention d’un poste régulier.

Conditions de travail

  • Classe 8 (2021 : 25,51 $ à 36,83 $), conformément à la convention collective actuellement en vigueur
  • Stationnement gratuit
  • Majoration de 10 % sur le taux de traitement pour tenir lieu de tous les avantages sociaux (vacances, maladies, assurance maladie, jours chômés, etc.) durant les 910 premières heures travaillées. Après ces 910 heures, accès à plusieurs avantages sociaux (vacances, maladies, jours chômés).
  • Régime de retraite à prestations déterminées après 700 heures dans une même année

Période d’affichage

Du 13 au 23 mai 2021

Numéro de concours

BLANT-048-2021

Dépôt des candidatures

Les personnes répondant aux exigences de la fonction et intéressées à présenter leur candidature doivent postuler par le biais du Site de recrutement en ligne de la Ville de Lévis en cliquant sur postuler et joindre une copie de leur curriculum vitae avant 23 h 59, le 23 mai 2021.

Égalité en emploi

Nous souscrivons au programme d’accès à l’égalité en emploi.

Étiqueté sous : autonomie, français, suite office, collaboration, rigueur, jugement, innovation

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