Secrétaire administratif(-ive)

Tourisme Laurentides https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2020/01/9385dd8fe0c2bc0323718d17e08e8954_Tourisme Laurentides.jpeg

Location: Quebec Saint-Jérôme CA

Tourisme Laurentides
Mirabel (près de Saint-Jérôme), Québec
À plein temps

Tourisme Laurentides est présentement à la recherche d’une personne afin de compléter l’équipe dynamique de l’administration. (Le genre masculin n’est utilisé qu’aux fins d’allègement du texte)

Description du poste :

Sous la supervision de la directrice générale, nous recherchons une personne qui aura les responsabilités suivantes :

  • Effectuer différents travaux de nature administrative liés aux activités de la direction générale et des départements marketing, développement et du service comptable de façon ponctuelle;
  • Assister la directrice générale pour la préparation de la documentation pour la tenue des conseils d’administration et de l’assemblée générale annuelle et effectuer les suivis : mise en page et production des procès-verbaux et tenue du livre des minutes;
  • Gestion de l’agenda de la direction et des échéanciers de l’administration;
  • Organisation de rencontres, réunions, convocations, préparation de dossiers format électronique et papier, tableaux de suivis, présentation Power point, sommaires exécutifs, notes de services, recherches au besoin;
  • Soutien aux différents programmes gérés par Tourisme Laurentides, suivis des contrats, bons de commande;
  • Contrôler la qualité (orthographe, syntaxe, présentation) des documents produits en accord avec les standards en vigueur;
  • Correction de documents, relecture et mise en page – correspondances, tableau excel ;
  • Élaborer et tenir à jour les différents systèmes de classement et repérage de dossiers, ouverture et archivage des dossiers, etc.;
  • Mise à jour de la base de données (CRM) au besoin;
  • Accueil des visiteurs (bas niveau d’achalandage);
  • Gestion des appels téléphoniques du numéro central, répondre aux demandes concernant la fonction / les services sont desservis par des postes directs;
  • Préparer le courrier, ramassage de colis, ouverture du courrier et affranchissement, envois par messager;
  • Liens avec les fournisseurs de services, commandes de fournitures de bureau, appels de services pour entretien des bâtiments et supervision des lieux (sécurité);
  • Effectuer toute autre tâche confiée par son supérieur ou requise dans le cadre de ses fonctions;
  • Déplacements occasionnels;

Connaissances et aptitudes requises : 

  • DEC en secrétariat ou techniques bureautique ou autre formation supérieure;
  • Un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire ou dans le domaine juridique;
  • Français-anglais parlé et écrit;
  • Français écrit de niveau supérieur – (grammaire, vocabulaire, orthographe, syntaxe);
  • Capacité à préciser les tâches et à travailler sous pression;
  • Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel avancé) – Outlook – Power Point;
  • Expérience avec base de données (CRM);
  • Respect de la confidentialité, discrétion;
  • Habiletés organisationnelles;
  • Autonomie, débrouillardise, entregent, esprit d’équipe et de collaboration;
  • Rigueur, souci du détail / responsabilité;
  • Connaissance de la région des Laurentides et ou de l’industrie touristique (un atout);

Tourisme Laurentides offre un milieu de travail stimulant axé sur la synergie d’équipe ainsi que des conditions de travail appréciables.

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