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Adjoint(e) administratif(ive), Gestion immobilière

Ivanhoé Cambridge Inc.
Montréal
À plein temps

Référence : 4644

Type de poste : Salarié

Endroit : Montréal

Ivanhoé Cambridge, un leader mondial de l’immobilier, investit dans des propriétés et des sociétés immobilières de grande qualité situées dans des villes clés à l’échelle du globe. Elle le fait prudemment et avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Fondée au Québec en 1953, Ivanhoé Cambridge a bâti une entreprise verticalement intégrée partout au Canada. Dans le monde, la Société s’associe à des partenaires clés et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés respectifs.

Par l’entremise de filiales et de partenariats, Ivanhoé Cambridge détient une participation dans près de 800 immeubles, principalement dans les secteurs résidentiels, des bureaux, des centres commerciaux et de la logistique. Les actifs d’Ivanhoé Cambridge s’élevaient à environ 56 G$ CA au 31 décembre 2016. La Société est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada.

Pour plus de renseignements, visitez : ivanhoecambridge.com.

Service : Exploitation, Bureaux, Québec

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!

Relevant de l’administrateur immobilier, Relations clients, à la Maison Manuvie, la personne assure le soutien administratif pour l’administrateur et les autres membres de l’équipe :

  • Effectuer le travail général de soutien administratif : rédaction de divers documents tels que rapports, notes de service, contrats et présentations; correspondance, classement, photocopies, gestion d’agenda, etc.;
  • Préparer la correspondance aux locataires et fournisseurs et autres intervenants selon les procédures et standards établis par la compagnie, et en contrôler la qualité en termes de présentation et d’exactitude;
  • Agir à titre de personne ressource pour la révision de documents à traduire (français, anglais);
  • Superviser at assurer la bonne exécution des opérations du Centre de conférence;
  • Agir en tant que personne ressource en l’absence de l’administrateur immobilier afin de répondre aux demandes des locataires et/ou acheminer aux personnes ressources désignées;
  • Coordonner la gestion des plaintes des clients;
  • Recevoir et filtrer les appels téléphoniques destinés à l’administration;
  • Recevoir et répondre aux personnes qui se présentent au bureau d’administration;
  • Assurer le cheminement des dossiers et voir à l’obtention des signatures requises tout en s’assurant que son supérieur ou membres de l’équipe aient pris connaissance des documents au préalable;
  • Préparer et vérifier les dossiers pour signature et effectuer le suivi de tous les documents de location : offres, baux, renouvellement, etc. et compléter les demandes de rédaction des documents.
  • Tenir à jour un répertoire des relations d’affaires et assurer la coordination des relations avec les partenaires;
  • Préparer des bons de commande et en faire le suivi, ainsi que codifier les factures du service;
  • S’assurer du respect des systèmes de classement du service, tant informatique que physique, et faire le suivi des accès aux répertoires informatiques;
  • Tenir à jour la liste des contrats de service du complexe;
  • Coordonner les aménagements de mobilier, le système téléphonique, les systèmes informatiques, les équipements de bureaux, le contrôle de l’accès au bureau, etc.;
  • Obtenir les certificats d’assurances valides des locataires;
  • Planifier, organiser et faire le suivi des différents comités de gérance et réunions et produire les procès-verbaux ou compte-rendu;
  • Responsable du contrôle de la petite caisse de la gestion.
  • Planifier et coordonner l’inventaire de la papeterie;
  • Assurer les suivis pour respect des échéances des différents rapports;
  • Préparer les comptes de dépenses, les feuilles de temps dans J.D.E pour les membres de l’équipe;
  • Préparer les horaires de vacances et en faire la mise à jour;
  • Effectuer toutes autres tâches requises à ses fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • Diplôme d’études collégiales en technique de bureautique et un minimum de 3 à 5 années d’expérience pertinente en secrétariat;
  • Compétences dans l’utilisation de la suite MS Office;
  • Habiletés avec les outils multimédias;
  • Excellentes aptitudes en communication et en rédaction;
  • Capacité à traduire des documents dans les deux langues;
  • Capacité à gérer des tâches multiples, à travailler de manière autonome et sous pression;
  • Grandes aptitudes pour les relations interpersonnelles;
  • Sens poussé des priorités, de l’organisation et bonnes aptitudes pour le travail d’équipe;
  • Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit ) .

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge en 2014 de figurer parmi les 50 Employeurs de choix , les 100 meilleurs employeurs et les 10 cultures d’entreprise les plus admirées à travers le Canada .

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n’a aucune intention discriminatoire.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

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