Adjoint(e) exécutif(ive)

Location: Montréal

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Rôle :

Relevant de la directrice du Bureau du président, la personne titulaire de ce poste sera appelée à soutenir la directrice et le président afin d’assurer le bon fonctionnement du Bureau du président. Elle a la responsabilité d’apporter tout le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la directrice et du président. Elle effectue, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil.

Responsabilités :

  • Offrir un soutien administratif au président et à la directrice du Bureau du président;
  • Coordonner et planifier les rencontres;
  • Préparer les dossiers de la directrice pour les rencontres de travail avec le président et les autres membres de la direction;
  • Tenir à jour le registre des lobbyistes;
  • Administrer le sondage d’évaluation des séances du CA;
  • Colliger des données pour dépôt au CA;
  • Rédiger des lettres, mettre en page et mettre à jour des documents et produire des présentations;
  • Préparer des ordres du jour et à l’occasion, prendre les notes de réunion et rédiger les comptes-rendus;
  • Tenir un registre des activités médias de l’organisation;
  •  Diffuser les activités médias en utilisant les canaux de distribution établis;
  • Contribuer à divers dossiers en vue du déroulement de l’Assemblée générale annuelle;
  • Créer des tableaux de bord et en faire le suivi;
  • Produire les comptes de dépenses et traiter les factures;
  • Offrir un soutien à la préparation et au renouvellement des devis et contrats;
  • Planifier les budgets annuels et prévisions triennales et en assurer le suivi;
  • Recevoir et diriger les demandes de renseignements vers les directions concernées;
  • Tenir un classement de dossiers physiques et électroniques efficace;
  • Accomplir toute autre tâche connexe.

Une grande partie du travail consiste à épauler la directrice et le président dans leurs activités de communication de l’OIIQ auprès de la population et du gouvernement, ainsi qu’avec les intervenants du système professionnel, du système de santé et d’éducation. La personne titulaire de ce poste s’assurera de créer et de maintenir d’excellentes relations avec tous les intervenants en vue de faciliter les rapports professionnels.

La participation du président est sollicitée à divers niveaux, notamment à titre de conférencier, panéliste et président d’honneur lors de colloques. De concert avec la directrice et, sur demande, la personne titulaire de ce poste sera appelée à solliciter et à organiser des rencontres de groupe dans diverses régions du Québec.

En outre, elle s’assure d’accomplir les tâches suivantes :

  • Répondre à toutes les demandes de présence;
  • Coordonner la rédaction des discours et la préparation des contenus de présentations, et d’en faire le suivi;
  • Interagir avec les organisateurs des événements;
  • Communiquer avec des personnes-clés pour organiser des visites dans les établissements de santé;
  • Tenir un registre de visibilité du président;
  • Tenir un registre de toutes les demandes d’allocutions et de conférences;
  • Coordonner l’aspect logistique en prévoyant les temps de déplacement, les moyens de transport et l’hébergement;
  • Garder un suivi fidèle des engagements du président pour publication sur le site Web de l’OIIQ et diffusion à l’ensemble des infirmières et infirmiers du Québec par le biais de l’infOIIQ;
  • Gérer l’agenda de façon vigilante.

Exigences minimales :

  • DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi.  Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi.
  • Minimum de sept ans d’expérience acquise idéalement auprès d’un membre de la haute direction.
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
  • Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel).

Compétences et caractéristiques recherchées :

  • Niveau d’autonomie supérieur et sens de l’organisation développé;
  • Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier;
  • Souci élevé de la qualité, tact et diplomatie;
  • Grand sens de l’éthique et du respect des règles de confidentialité;
  • Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en changement continu, tout en produisant un travail de qualité;
  • Facilité à communiquer avec les différents paliers de direction.

Avantages :

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, cinq semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 18 mars 2019 à 17 h.



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