Adjoint(e) Administratif(-ive)

L’Association des Scouts du Canada (ASC) est un organisme à but non lucratif dont la mission est de promouvoir et de soutenir le développement intégral des jeunes canadiens francophones afin qu’ils atteignent leur plein potentiel comme individus, comme membres de leurs communautés et comme citoyens qui jouent un rôle actif dans la société. Étant présente dans 8 provinces du Canada et regroupant près de 17 000 membres francophones, jeunes et adultes, l’ASC est la seule organisation autorisée par l’Organisation du Mouvement Mondial Scout (OMMS) à offrir du scoutisme francophone au pays. L’ASC offre donc un gage de qualité en ce qui a trait aux activités offertes aux jeunes et ce, en adéquation avec la philosophie promue par le mouvement mondial.

Cet emploi est assujetti aux exigences gouvernementales au sujet de la Covid-19.  Le passeport vaccinal pourrait donc être une condition d’admissibilité à l’embauche.

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice de l’administration, le (la) titulaire du poste a pour fonction de veiller à l’exécution efficace et efficiente des activités du bureau ainsi que du soutien administratif des membres de la direction et des employés.

Mandat principal

• Assurer l’accueil, la réception des appels et le suivi des demandes par courrier et courriel en tant qu’intervenant de première ligne;
• Traiter ou orienter les demandes aux personnes appropriées;
• Formuler et mettre en œuvre les modes de fonctionnement du bureau;
• Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire;
• Collaborer à la gestion du bâtiment (alarme, téléphone, support informatique, entretien);
• Coordonner l’agenda ainsi que les activités sociales;
• Apporter un soutien administratif en lien avec les activités de la direction (rédaction de correspondance, suivis de dossiers, prise de minutes);
• Assurer un suivi administratif des processus implantés;
• Organiser les voyages et faire les réservations nécessaires;
• Surveiller et former, s’il y a lieu, les employés en ce qui a trait aux méthodes de travail et à l’utilisation de logiciels courants;
• Travailler en étroite collaboration avec la directrice de l’administration pour toutes autres tâches connexes.

Compétences et aptitudes recherchées

• Aptitudes marquées pour le service à la clientèle et les relations interpersonnelles
• Démontrer une excellente éthique de travail
• Gestion des priorités et adaptation
• Solides compétences en rédaction et révision
• Aisance avec les outils informatiques
• Rigueur et souci du détail
• Proactivité

Atout 

• Connaissance du milieu communautaire, un atout
• Connaissance du mouvement scout, un atout

Formation et expérience

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou autre discipline
• Minimum de cinq (5) années d’expériences pertinentes en lien avec le poste

Connaissances

• Maîtrise des logiciels de la suite complète de Microsoft Office et d’Adobe
• Niveau intermédiaire avec Word et Excel
• Maîtrise supérieure de la langue française à l’oral et à l’écrit

Conditions

Salaire :  Selon la convention collective – Poste de personnel de bureau 18 à 24$/heure

Nombre d’heures : 35 heures par semaine

Date d’entrée en poste :  Dès maintenant

Type d’emploi : Emploi syndiqué avec avantages sociaux

Durée de l’emploi : Poste permanent

Autres avantages

• Équipe dynamique et professionnelle
• Valeurs axées sur la collaboration, l’écoute, le respect et la reconnaissance du travail accompli
• Activité d’équipe mensuelle
• Formation et intégration à l’embauche
• Télétravail : En lien avec la situation actuelle, à noter que nous sommes tous au bureau les mardis, tandis que les autres jours sont en télétravail. L’espace de travail à la maison doit donc être sécuritaire et optimisé pour un travail de bureau.
• Nous sommes situés près du métro et du marché Jean-Talon, dans un quartier dynamique et agréable

Comment postuler 

Faites parvenir votre dossier de candidature (curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation) dès que possible via le formulaire de Secrétaire-inc.