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Adjoint(e) administratif(tive)

Téléfilm Canada
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Rôle

  • Sous la supervision du Directeur des services juridiques, assume les activités de soutien administratif et de secrétariat du service :
  • Assure la bonne marche du département de façon à ce que le directeur ait un accès rapide et précis aux informations et ressources dont il a besoin;
  • Gère l’agenda du directeur, organise les réunions, les déplacements, les rendez-vous. Filtre les appels téléphoniques avant de les transmettre, entretient des relations harmonieuses avec les interlocuteurs internes et externes et au besoin, donne des renseignements généraux;
  • Envoie les avis prévus par le règlement, prépare l’ordre du jour des réunions et transcrit les notes pour la rédaction des procès-verbaux du conseil d’administration et des sous-comités;
  • Tiens à jour les livres de procès-verbaux du conseil d’administration et de ses comités;
  • Accomplit sur délégation, les tâches administratives qui peuvent alléger la tâche du directeur ou d’autre membre de l’équipe, effectue le suivi du budget administratif du département, assure le suivi des dossiers et des projets;
  • Est responsable de toutes tâches de coordination administratives pour tout le département : suivi et mise à jour des systèmes de classement, des bases de données, fournitures de bureau; préparation des comptes de dépenses, des demandes de chèques et autres tâches connexes;
  • Présente une image professionnelle et positive du bureau, du personnel et de Téléfilm Canada.

Compétences et exigences 

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de secrétariat ou l’équivalent;
  • Un minimum de deux (2) années d’expérience dans un poste similaire;
  • Haut niveau de compétence à utiliser la suite Office (Word, Outlook, Excel et PowerPoint);
  • Haut niveau de bilinguisme exigé, verbal et écrit, essentiel au niveau CBC;
  • Capacité de rédiger des lettres, notes de service, procès-verbaux et rapports;
  • Professionnalisme dans les relations interpersonnelles, entregent, tact, diplomatie, discrétion et discernement, fiable, autonome, flexible;
  • Aptitude développée en planification et sens de l’organisation du travail;
  • Capacité d’adaptation face à des situations variées et bonne gestion du stress;
  • Bon jugement dans l’établissement des priorités, dans l’interprétation de directives.



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