Adjoint.e administratif.ve

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Location: Quebec Montreal CA

Cabinet de relations publiques NATIONAL
Montréal
  • J 08, AM
  • Prend fin le : 13 Aug. 2022

    Le titulaire du poste apportera un soutien administratif et technique à l’organisation et aura à travailler avec notre progiciel de gestion intégré (PGI) pour gérer différents éléments financiers et de planification de ressources.

    Principales responsabilités

    • Gérer les entrées et approbations de temps, de dépenses et de factures dans notre PGI et produire des rapports au besoin
    • Mettre à jour différentes banques de données (CRM, listes clients ou invités, cas, biographies, etc.)
    • Préparer des documents dans différents formats (PPT, WORD, Excel)
    • Réviser divers textes
    • Réviser des laïus et bilans sommaires
    • Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commandes
    • Rédiger de courts textes (courriels etc.)
    • Organiser les documents et fichiers dans Teams et SharePoint
    • Gérer les agendas et diverses réservations
    • Vérifier et consolider les cartes de crédit
    • Coordonner les envois et les colis
    • Remplacer les collègues administratifs au besoin
    • Fournir un soutien logistique à nos événements (activités de développement professionnels, conférences, activités sociales etc.)
    • Fournir un soutien pour le recrutement (réserver les entretiens, organiser et superviser les tests, etc.)
    • Prêter main forte à notre réceptionniste principale pour son remplacement pour les vacances annuelles, les pauses ainsi que pour les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont reliées à l’accueil des clients et fournisseurs, la gestion des envois par messager, la gestion des demandes au gestionnaire de l’immeuble ainsi que la réception des appels aux conseillers et à notre siège social
    • Appui administratif à des conseillers spéciaux identifiés par l’associé directeur

    Exigences

    • Diplôme en technique en bureautique
    • Au moins cinq ans d’expérience en entreprise
    • Excellente capacité rédactionnelle en français
    • Connaissance fonctionnelle de l’anglais
    • Aptitudes solides en gestion de temps et de projets
    • Maîtrise d’Office365
    • Expérience en agence ou en services professionnels un atout
    • Qualités personnelles recherchées
    • Esprit d’équipe et de collaboration
    • Curiosité pour comprendre les processus et les systèmes et proposer des améliorations
    • Proactivité, engagement et flexibilité
    • Capacité à s’adapter à diverses situations et à divers besoins
    • Bonne résistance au stress et à la pression
    • Poste en présentiel au centre-ville de Montréal

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