Adjoint.e administratif.ve

Le titulaire du poste apportera un soutien administratif et technique à l’organisation et aura à travailler avec notre progiciel de gestion intégré (PGI) pour gérer différents éléments financiers et de planification de ressources.

Principales responsabilités

• Gérer les entrées et approbations de temps, de dépenses et de factures dans notre PGI et produire des rapports au besoin
• Mettre à jour différentes banques de données (CRM, listes clients ou invités, cas, biographies, etc.)
• Préparer des documents dans différents formats (PPT, WORD, Excel)
• Réviser divers textes
• Réviser des laïus et bilans sommaires
• Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commandes
• Rédiger de courts textes (courriels etc.)
• Organiser les documents et fichiers dans Teams et SharePoint
• Gérer les agendas et diverses réservations
• Vérifier et consolider les cartes de crédit
• Coordonner les envois et les colis
• Remplacer les collègues administratifs au besoin
• Fournir un soutien logistique à nos événements (activités de développement professionnels, conférences, activités sociales etc.)
• Fournir un soutien pour le recrutement (réserver les entretiens, organiser et superviser les tests, etc.)
• Prêter main forte à notre réceptionniste principale pour son remplacement pour les vacances annuelles, les pauses ainsi que pour les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont reliées à l’accueil des clients et fournisseurs, la gestion des envois par messager, la gestion des demandes au gestionnaire de l’immeuble ainsi que la réception des appels aux conseillers et à notre siège social
• Appui administratif à des conseillers spéciaux identifiés par l’associé directeur

Exigences

• Diplôme en technique en bureautique
• Au moins cinq ans d’expérience en entreprise
• Excellente capacité rédactionnelle en français
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais
• Aptitudes solides en gestion de temps et de projets
• Maîtrise d’Office365
• Expérience en agence ou en services professionnels un atout
• Qualités personnelles recherchées
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Curiosité pour comprendre les processus et les systèmes et proposer des améliorations
• Proactivité, engagement et flexibilité
• Capacité à s’adapter à diverses situations et à divers besoins
• Bonne résistance au stress et à la pression
• Poste en présentiel au centre-ville de Montréal