Adjoint.e de direction

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Location: Quebec Montreal CA

Télé-Québec
Montréal

Tu es Génial, tu oses et tu vois les choses différemment. Si on dit que tu Passe-partout et que tu es inspirant comme un Mammouth.  Si t’aimes ça quand Y’a du monde à messe, que ton esprit est De Garde 24/7, que Cette année-là est la tienne et que tu ne veux pas avoir à dire « M’entends-tu? » à ton patron… Viens faire un tour à Télé-Québec parce que L’Avenir nous appartient et tu verras, Ça vaut le coût.

Ce que nous recherchons

Un candidat dynamique et passionné pour occuper le poste permanent d’Adjoint administratif avec une entrée en fonction dès que possible. L’horaire de travail est de 35 heures par semaine.

Relevant de la direction générale des finances et administration et de celle des technologies, numérique et opérations, le titulaire du poste assume diverses responsabilités de nature administrative.

Les défis qui t’attendent

  • Collaborer étroitement avec les directions générales et assister leurs équipes respectives, pour assurer une gestion efficace et rigoureuse de leurs activités quotidiennes;
  • Gérer de façon proactive les agendas et les courriels en évaluant les priorités et en assurant le suivi auprès des directions générales;
  • Soutenir certains directeurs dans la coordination de réunion lors de périodes de pointe (ex. : planification des rencontres lors de la période budgétaire avec la direction des finances);
  • Participer à la préparation des documents du Comité d’audit et/ou du Conseil d’administration en procédant à la mise en page et au contrôle qualité des documents soumis;
  • Organiser des réunions d’équipe, en préparer l’ordre du jour et produire les comptes rendus requis;
  • Soutenir les directions générales et leurs équipes respectives, en assurant la saisie, la mise en page et le contrôle qualité des différents documents/présentations;
  • Participer à la préparation annuelle et à la mise à jour de la documentation relative à l’étude de crédit budgétaire de Télé-Québec et assurer un suivi auprès des différents intervenants;
  • Offrir un support dans la préparation de diverses redditions de comptes destinées au gouvernement;
  • Tenir à jour divers tableaux et listes pour assurer le bon fonctionnement des directions générales;
  • Collaborer au développement, à l’implantation et au maintien de processus administratifs ou de communications efficaces pour enrichir l’organisation des directions générales;
  • Coordonner le suivi des dossiers selon les échéanciers prévus et faire un rappel aux ressources concernées;
  • Agir en tant que personne-ressource en répondant au besoin aux appels téléphoniques, aux courriels, en accueillant les visiteurs et en fournissant des informations et de l’assistance au besoin;
  • Effectuer les réservations de voyage, préparer les comptes de dépenses et en assurer le suivi;
  • Effectuer diverses tâches administratives telles que la validation/approbation des feuilles de temps et des vacances des membres de l’équipe et la planification et l’organisation de divers événements (activités, party de Noël, etc.);
  • Prendre en charge des nouveaux employés : interface avec les RH, demandes bureautiques et carte d’accès;
  • Gérer les demandes informatiques pour les arrivées, les départs, les modifications/ajouts de comptes;
  • Gérer les contrats d’embauche de consultants, assurer le suivi au niveau des diverses approbations et l’envoi aux différents intervenants internes et externes;
  • Supporter et remplacer au besoin, les adjointes des autres directions;
  • Toutes autres tâches connexes.

Nous souhaitons te rencontrer si tu as

  • Une attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat, un DEC en bureautique ou l’équivalent;
  • Minimum cinq (5) années d’expérience pertinente;
  • Une excellente maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook), SharePoint ainsi que des outils de communications tels que les téléconférences;
  • Une excellente maîtrise du français oral et écrit, ainsi qu’une connaissance intermédiaire de l’anglais;
  • Des habiletés rédactionnelles et de communication;
  • Une excellente connaissance des techniques de bureautique;
  • Réussi avec succès un examen de compétences professionnelles.

Et si tu as

  • Une discrétion et un maintien de la confidentialité;
  • Une organisation, autonomie, rigueur et intégrité;
  • Une capacité à prioriser et à gérer plusieurs dossiers à la fois;
  • Une minutie et précision dans l’exécution des tâches avec le sens du détail;
  • Un intérêt marqué pour l’utilisation optimale des outils informatiques;
  • Une capacité à anticiper les besoins et entreprendre les actions de façon proactive;
  • Une capacité de travailler avec un minimum de supervision et de direction;
  • Des compétences en gestion des priorités et un respect des délais serrés et une capacité à travailler sous pression et de façon autonome et en équipe;
  • Des habiletés rédactionnelles et de communication;
  • Une attitude positive, courtoise et dynamique.

Tu recevras comme avantages

  • Des horaires flexibles;
  • La possibilité de faire du télétravail;
  • 20 journées de vacances;
  • 13 journées de congés de maladie;
  • 13 journées de congés fériés incluant la période des fêtes de fin d’année;
  • Des congés sociaux payés (mariage, décès, déménagement, etc.);
  • Une assurance salaire courte durée;
  • Des assurances collectives;
  • Un régime de retraite à prestations déterminées;
  • Un programme d’aide aux employés.

Si l’engagement, l’innovation et le travail d’équipe sont des valeurs importantes pour toi, fais-nous parvenir ta candidature via le formulaire de Secrétaire-inc dès maintenant.

Télé-Québec encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées ayant les compétences recherchées à présenter leur candidature.

Afin de faciliter la lecture, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

Nous remercions les candidates et les candidats de leur intérêt, mais nous communiquerons qu’avec les personnes retenues.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

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