Adjoint(e) de direction, services juridiques

Sommaire du poste

Le ou la titulaire du poste réalise et gère les priorités des activités de son supérieur immédiat et des membres de l’équipe, selon les demandes générales.

Principales tâches

• Tient l’agenda de son supérieur et, s’il y a lieu, des autres membres de l’équipe, selon les instructions, incluant réservations d’hébergement, transport, etc.;
• Organise et coordonne les réunions de ses services;
• Prend en charge la logistique nécessaire à la tenue de réunion ou comités (réservation de salle, préparation, etc.);
• Préparation de diverses correspondances, compte de dépenses, etc.;
• Préparation de la documentation relativement aux divers conseils et/ou rencontres, assure et révise la rédaction linguistique, la mise en page et la présentation adéquate selon les normes de l’entreprise;
• Lorsque nécessaire, assiste aux réunions et/ou comités, prend les notes, rédige le compte rendu et assure le suivi des décisions;
• S’assure que les divers tableaux ou rapports statistiques de son service sont complétés dans les délais et les fait valider autant de l’interne que de l’externe;
• Assiste le personnel responsable de ses services;
• Assure la liaison adéquate avec les autres services lorsque requis pour la réalisation des activités;
• Participe à des projets spéciaux, lorsque son expertise est requise;
• Remplacement ou support aux adjointes des autres services, incluant le remplacement de la réceptionniste;
• Numérisation et photocopies de documents;
• Participe au classement de la documentation et à son archivage et maintient à jour les outils utilisés pour la recherche de la documentation;
• Effectue toutes autres tâches reliées à la fonction que peut lui confier son supérieur.

Qualifications de base

• D.E.C. en technique de secrétariat ou bureautique ou l’équivalent;
• Expérience pertinente minimale de trois (3) ans en secrétariat;
• Excellente connaissance du français écrit et parlé;
• Maîtrise du traitement de texte et de tous les outils requis par sa fonction;

Atout

• Connaissance de base en anglais.

Nous offrons un programme de rémunération concurrentiel en plus d’un programme d’avantages sociaux complet. Veuillez faire parvenir votre curriculum par courriel à l’adresse suivante : rh@fondsimmobilierftq.com.