Adjoint(e) de directions aux opérations

Location: Montréal

Les Alchimistes Conseils
Montréal
À plein temps

Rôle du poste :

Dans un contexte axé sur le service aux entreprises et le travail d’équipe, le titulaire du poste est responsable de soutenir la direction et coordonner les différentes activités de l’entreprise. La personne recherchée sera également amenée à soutenir les membres de l’équipe à différents niveaux.

Description des tâches :

Assumer la coordination et la communication des activités liées à une firme-conseil distribuant un outil psychométrique :

  •    Soutenir la direction dans la gestion des courriels, des appels et de l’agenda afin de maximiser l’emploi du temps ;
  •    Assurer le suivi et les communications avec les clients et les partenaires ;
  •    Organiser et coordonner les réunions d’équipe ou les différentes rencontres ;
  •    Coordonner l’atteinte des objectifs des différents mandats de l’organisation : Gestion de la plateforme Ngenio, passation des tests psychométriques, préparation du matériel, etc. ;
  •    Planifier et assurer la gestion d’inventaire et de matériel répondant aux besoins de l’équipe ;
  •    Gérer les documents physiques ainsi que de l’arborescence virtuelle ;
  •    Effectuer la mise en forme des documents de présentations ;
  •    Assurer un environnement de travail de haut standard.

Assister la direction dans la gestion financière de l’organisation :

  •    Effectuer la facturation ;
  •    Compiler les allocations de dépenses ;
  •    Voir à la collection des comptes impayés ;
  •    Faire le lien avec les partenaires pour les feuilles de temps, leurs factures et leurs paiements.

Répondre aux demandes externes :

  •    Recevoir et traiter les appels téléphoniques et les courriels ;
  •    Accueillir les visiteurs et assurer une présence au bureau ;
  •    Effectuer les recherches nécessaires pour répondre adéquatement aux demandes.

Effectuer d’autres tâches connexes ou complémentaires.

Savoir-Être :

Ce poste vous comblera si vous vous reconnaissez dans les éléments suivants :

  • Sens de l’organisation du travail
  • Professionnalisme et discrétion
  • Rigueur et souci du détail
  • Habileté à communiquer
  • Dynamisme et entregent
  • Autonomie, esprit d’initiative et polyvalence
  • Capacité d’adaptation aux changements
  • Proactivité
  • Connaissance de soi

Exigences du poste :

  • DEC dans un domaine administratif (secrétariat ou bureautique)
  • 5 à 10 ans d’expérience pertinente dans un rôle similaire
  • Maitrise du logiciel simple comptable
  • Maitrise de MS Office
  • Maitrise de l’environnement MAC – un atout
  • Excellente maitrise de la langue française à l’oral et à l’écrit
  • Maitrise de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit

Conditions de travail :

  • Salaire compétitif
  • Environnement agréable
  • Nombreuses formations complémentaires
  • Bureaux modernes
  • Situé dans Hochelaga Maisonneuve
  • Métro et autobus à proximité

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