Adjoint(e) administratif(-ive) à la Direction des enquêtes

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Location: Quebec Montreal CA

Collège des médecins du Québec
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Mission de la Direction

La Direction des enquêtes (DE) a la responsabilité de faire respecter les obligations des médecins, notamment en matière de déontologie. Afin de répondre de façon optimale à sa mission de protection du public, la DE reçoit les signalements portant sur de possibles manquements à ces obligations et privilégie, dans la mesure du possible, des avenues préventives qui aideront les médecins à exercer leur profession conformément aux obligations réglementaires et déontologiques.

Sommaire de la fonction

En appui à la conseillère ou au syndic adjoint à la DE, l’adjointe ou l’adjoint administratif assure l’exécution des tâches et responsabilités administratives, relevant de sa fonction. Elle ou il doit, en priorité, s’assurer du bon cheminement des dossiers d’enquêtes.

Principales responsabilités

  • Effectuer l’ouverture et la constitution des dossiers, analyser les documents reçus et procéder à la demande des pièces manquantes, le cas échéant.
  • S’assurer du bon cheminement des dossiers, en maintenant à jour les différents calendriers et en effectuant les suivis nécessaires.
  • Transcrire, rédiger, réviser et effectuer la mise en page de divers documents (ex. : lettre, projet de plainte disciplinaire, rapport, etc.) à partir d’une dictée ou d’un brouillon.
  • Effectuer la saisie et la mise à jour des différentes bases de données en vue de produire divers rapports ou statistiques.
  • Planifier et tenir à jour l’agenda électronique de la conseillère ou du syndic adjoint. Lorsque requis, organiser des rencontres, préparer les documents nécessaires et réserver les salles.
  • Préparer des présentations PowerPoint.
  • Préparer les demandes d’honoraires.
  • Procéder à l’élagage des dossiers.
  • Répondre aux appels téléphoniques et courriels du public et des médecins concernés dans les dossiers en cours.
  • Assurer le traitement des dossiers d’assistance : communiquer avec le médecin concerné et/ou son équipe, assurer le suivi des demandes et effectuer un compte-rendu à la conseillère ou au syndic adjoint.
  • Préparer les dossiers disciplinaires.
  • Effectuer toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

Profil recherché

Scolarité et expérience

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente
  • Minimum de quatre années d’expérience de travail pertinente
  • Bonne connaissance du réseau de la santé (atout)

Aptitudes et qualités

  • Capacité à interagir dans un contexte conflictuel
  • Excellente capacité à communiquer avec clarté verbalement et par écrit
  • Sens de l’organisation et rigueur
  • Professionnalisme et discrétion
  • Flexibilité et bonne capacité d’adaptation
  • Faire preuve d’empathie et de bonne écoute
  • Habiletés dans les relations interpersonnelles

Connaissances spécifiques

  • Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite
  • Très bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant (Microsoft 365, Word, Excel, Powerpoint)
  • Connaissance du dictaphone virtuel
  • Connaissance de la terminologie médicale
  • Bonne connaissance du réseau de la santé (atout)

Conditions d’emploi

  • Salaire de départ : entre 55 000 et 61 000 $
  • Horaire flexible sur 4 jours ½ (33,75 heures par semaine)
  • 10 congés personnels / année
  • Prime d’assurances collectives payée par l’employeur
  • Fermeture des bureaux 8 jours (congés payés) à la période des Fêtes

Les personnes intéressées doivent transmettre leur candidature (CV et lettre de motivation) à l’attention de Mme Michèle Pulichino d’ici le  jeudi 6 mai 2021 à 16 h.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt; toutefois, nous ne contacterons que les personnes dont le profil correspond le mieux aux exigences définies pour ce poste.

Le Collège est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et à la création d’un milieu de travail inclusif, et invite les femmes, les minorités visibles, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature.

Étiqueté sous : soutien administratif, service à la clientèle

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