Adjoint(e) Administrative / Administrative Assistant

Location: Montréal

Employeur Confidentiel
Montréal
À plein temps

Une firme de développement immobilier/construction, situe au centre-ville de Montréal est a la recherche d’un(e) ADJOINT(E) ADMINISTRATIVE expérimente(e) pour travailler à temps partiel (3 à 4 jours par semaine) ou à temps plein (5 jours par semaine, 40 heures)

Tâches générales (liste non-exhaustive) :

  • Répondre au téléphone et prendre des messages détaillés, si requis ;
  • Rédiger et réviser des documents, incluant de la correspondance, des contrats et des présentations ;
  • Faire la mise-a-jour des systèmes de classement (papier et électronique) ;
  • Faire la mise-a-jour des contacts professionnels;
  • Toutes autres taches administratives, si nécessaire.

Compétences exigées :

  • Parfait bilinguisme (autant a l’orale qu’a l’écrit) ;
  • Compétences avancées en informatique (Microsoft Office et plus spécifiquement en Word et Excel, et PowerPoint) ;
  • Sens de l’organisation exceptionnelle, diplomatique et priorisation des taches ;
  • Capacité d’achever les tâches rapidement et minutieusement avec peu de supervision ;
  • Bon jugement quant aux documents confidentiels et aux situations délicates.

Désirable

  • Capacité suffisante pour effectuer des traductions, et plus spécifiquement du français vers l’anglais ;
  • Capacité de faire des révisions de texte en français et en anglais ;
  • Expérience en développement immobilier, construction et autres industries associées.

Informations supplémentaires :

  • Cette offre d’emploi est pour une date d’embauche immédiate.
  • Il faut PARFOIS faire du temps supplémentaire (avec avis raisonnable).

Pour soumettre votre candidature, veuillez nous faire parvenir par courriel une lettre de présentation, une copie à jour de votre Curriculum Vitae ainsi que vos exigences salariales.

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A well-established real-estate development/construction company located in downtown Montreal is seeking an experienced ADMINISTRATIVE ASSISTANT either part-time (3-4 days a week) or full-time (5 days a week, 40 hours).

General duties (other duties commensurate to the position level may be required):

  • Receiving & screening incoming phone calls, taking messages, when necessary;
  • Composing & editing various types of documentation, including correspondence, contracts, reports, proposals & presentations;
  • Maintaining & updating filing systems (paper & electronic);
  • Managing complete contact details in a manner to ensure continuous accuracy & validity of information (incl. clients, suppliers, other professionals, etc.);
  • Other administrative duties as required/requested.

Required skills:

Mandatory

  • Excellent & fluent bilingualism (spoken & written) A MUST;
  • Advanced computer skills (Microsoft Office, especially Word, Excel & PowerPoint)
  • Exceptional organizational skills, diplomacy & management of conflicting priorities, tight deadlines & last minute requests;
  • Flexibility & adaptability to manage a demanding & evolutive environment;
  • Ability to perform tasks quickly & accurately without immediate & constant supervision;
  • Ability to work autonomously, resolve problems & issues, relying on sound judgment & integrity when dealing with confidential or sensitive documents/situations;
  • Detail oriented.

Desirable

  • Ability to translate text from (primarily) French to English & be able to accurately review & edit text in both English & French;
  • General knowledge of real-estate development, construction & related;

Additional info:

  • Start date: As soon as possible / immediately.
  • There may be a need for OCCASIONAL overtime (usually with reasonable notice).

In order to be considered for this vacancy, please forward a cover letter, an updated Curriculum Vitae and your salary expectations by email.

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