Agent.e de bureau classe principale – Attraction et acquisition de talents

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Location: Quebec Montreal CA

Centre de services scolaire de Montréal
Montréal

Pour le Bureau du recrutement du Service de la gestion des personnes et du développement des compétences, le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) recherche un-e agent-e de bureau, classe principale pour le Bureau du recrutement pour combler un remplacement à durée indéterminée à temps plein.

Être agent de bureau classe principale au CSSDM, c’est ….

  • Être au cœur de la communauté montréalaise
  • Travailler au sein d’une équipe dynamique et passionnée
  • Accéder à des formations permettant le développement professionnel
  • Bénéficier de salaires et d’avantages enviables :
    • Fonds de pension public très intéressant
    • Journées de maladies et pour affaires personnelles au prorata du nombre de journées travaillées
    • Jusqu’à quatre semaines de vacances au prorata du nombre de journées travaillées
    • Rabais corporatifs pour les employés (activités physiques, transport, téléphonie, lunetterie, informatique, lecture, etc
  • Possibilité d’exercer ses fonctions en télétravail, selon certaines modalités

Description du poste

L’agent-e de bureau classe principale est responsable de la coordination, de la direction et du contrôle d’un ensemble de travaux effectués par du personnel de soutien administratif. Elle travaille également en étroite collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de complexes et spécialisées.

Principales attributions :

  • Planifie, organise, distribue et vérifie les travaux effectués par l’équipe d’agents de bureau.
    S’assure que les mandats qui sont confiés à l’équipe d’agents de bureau sont effectués dans les délais prévus. Donne son avis sur la qualité des travaux effectués dans un objectif d’amélioration.
  • Détermine l’échéancier des travaux de son secteur; assure le suivi des dossiers en rappelant les échéances aux personnes concernées.
  • Vérifie la qualité du travail effectué par les agents de bureau et effectue un contrôle qualité des processus. Fait un état de la conformité des processus et du respect des échéanciers, de façon hebdomadaire à la coordonnatrice.
  • Conseille les agents de bureau et l’ensemble de l’équipe pour les questions reliées aux tâches et outils de travail des agentes de bureau. Agit comme personne ressource / expert auprès de l’équipe concernant les processus de travail et des outils de travail des agentes de bureau.
  • Formule des suggestions et des recommandations afin d’améliorer la marche des opérations dont elle est responsable.
  • Analyse les problématiques liées aux tâches des agents de bureau, propose des solutions, participe à des rencontres liées à l’amélioration des processus qui touchent les tâches des agentes de bureau.
  • Établit et mets en œuvre un plan de formation pour les agents de bureau de l’équipe, le met à jour en continu et en fait le suivi auprès de la coordonnatrice. Planifie les formations avec les formateurs. Accueille, forme et accompagne les nouvelles agentes de bureau ainsi que les stagiaires; supporte celles-ci au quotidien. Joue un rôle d’expert auprès de l’équipe
  • Répond aux appels reçus sur la N1 (service à la clientèle) au niveau du recrutement. Gère les dossiers complexes et assure le suivi des plaintes, ainsi que les complexes confiés par un cadre du bureau.
  • Informatise dans Paie GRH les dossiers des candidats.
  • Rédige le cahier de bord et développe des outils de suivis pour les agents de bureau et s’assure qu’ils sont à jour. S’assure que les agents de bureau respectent les méthodes de travail décrites dans ceux-ci.
  • Organise et tient à jour un système de classement des divers dossiers du bureau et en assure suivi rigoureux.
  • Tient à jour et produit, sur demande, diverses requêtes statistiques relatives à son travail

Qualifications*

  • Détenir minimalement un diplôme de 5e année du secondaire (DES) ET avoir minimalement deux (2) années d’expérience pertinente

* Pour les diplômes obtenus à l’étranger, l’évaluation comparative reconnue de vos études hors Québec attestant que vous avez un diplôme universitaire de niveau baccalauréat reconnu au Québec, est impérativement requise.

Par souci de confidentialité, il est important de caviarder les informations personnelles apparaissant sur vos documents de candidature, telles que le code permanent, la date de naissance, etc. Veuillez-vous assurer de laisser les informations nominatives, ainsi que les informations de réussite scolaire visibles.

Exigence particulière:

  • Réussir le test d’aptitudes en lien avec la fonction d’agent de bureau classe principale.

Atouts :

  • Connaissance des logiciels suivants: Paie-GRH, Atlas, Cisco-Finesse, TEAMS, SRH outils
  • Expérience dans le milieu de l’éducation, municipal, gouvernemental ou para gouvernemental.

Profil recherché :

  • Leadership et entregent
  • Rigueur, autonomie, imputabilité
  • Capacité d’organisation et de planification des activités
  • Excellente gestion du temps et des priorités
  • Connaissance et maitrise des principes de base d’un bon service à la clientèle
  • Maîtrise des différents logiciels et outils de bureautique (Excel, Access, Word);
  • Maîtrise de la langue française aussi bien à l’oral qu’à l’écrit.

Conditions de travail et rémunération

Taux horaire variant entre 22,49 $ et 27,54 $/heure, selon votre scolarité et vos expériences de travail.

Vous devez faire parvenir vos attestations d’expérience qui sont pertinentes à la fonction au plus tard 30 jours suivant votre entrée en fonction pour que l’ajustement salarial soit fait rétroactivement. Celles-ci doivent comporter les informations suivantes : fonction exercée, date de début et date de fin, nombre d’heures travaillées, nom de l’employeur, adresse et signature de ce dernier. Les attestations d’expérience seront analysées par le Bureau de la dotation.

Pour postuler :

Le CSSDM remercie les candidates et candidats de leur intérêt. Le Centre de services scolaire de Montréal (CSSDM) remercie les candidates et candidats de leur intérêt. Cependant, nous communiquons seulement avec les personnes présélectionnées.

Le CSSDM s’est doté d’un Programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les membres des minorités visibles, les membres des minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.

Le personnel du CSSDM est soumis à la Loi sur la laïcité de l’État. Cette Loi prévoit, entre autres choses, l’obligation pour l’ensemble du personnel du CSSDM, d’exercer ses fonctions à visage découvert. Pour en connaître plus sur cette Loi : Loi sur la laïcité de l’État.

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