Agent.e de secrétariat

Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ) https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2019/03/Logo_ITHQ_Marine_rgb.png

Location: Quebec Montreal CA

Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ)
Montréal
  • J 07, AM
  • Prend fin le : 4 Jul. 2022

    Direction principale des études universitaires et de la recherche
    Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec (ITHQ)
    3535, rue Saint-Denis, Montréal

    Un environnement de travail stimulant aux secteurs d’activités variés

    Depuis plus de 50 ans, l’Institut de tourisme et d’hôtellerie du Québec est la référence au Canada en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l’hôtellerie, de la gastronomie et de la sommellerie. Répondant aux plus hauts standards de l’industrie, il est la seule école au pays à offrir des programmes dans les trois ordres d’enseignement (professionnel, technique et universitaire). Doté d’installations uniques, dont un hôtel école 4 étoiles et deux restaurants d’application pédagogique, il compte deux unités de recherche (GastronomiQc Lab et ExperiSens) et un centre d’expertise. En plus de ses formations diplômantes, l’ITHQ propose aussi du perfectionnement aux professionnels, des services-conseils aux entreprises et aux institutions, ainsi que des ateliers au grand public.

    Travailler à l’ITHQ, y avez-vous pensé ?

    À titre d’agente ou d’agent de secrétariat, vous effectuez les activités de soutien administratif au sein de l’équipe des études universitaires et de la recherche soit, à la direction, aux enseignements et au développement de la direction.

    Vos principaux mandats

    Soutien administratif à la direction

    • Gérer la boîte courriel de deux gestionnaires : s’assurer de lire et déterminer le degré d’importance de chaque courriel pour une référence rapide à votre gestionnaire, organiser la boîte afin de simplifier les recherches et lui préparer les projets de réponse
    • Assurer et coordonner les activités de l’agenda de deux gestionnaires et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies
    • Communiquer en français et en anglais avec des partenaires locaux, nationaux et internationaux afin d’assurer le suivi des dossiers
    • Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel
    • Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures
    • Assurer la qualité du français et de l’anglais de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant les changements nécessaires
    • Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement et effectuer le classement et l’archivage des dossiers de la direction (plans de cours, évaluations professeurs, évaluations d’enseignements, lettres, documents) conformément au plan de classification en vigueur
    • Participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de son unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l’ITHQ et en collaboration avec la responsable de la gestion de l’information et des archives de l’ITHQ

    Soutien aux enseignements

    • Préparer l’envoi des plans de cours des professeurs, s’assurer de leur transmettre à chaque session et suivre le respect des dates de retour et en organiser l’archivage
    • Tenir à jour le calendrier des opérations liées aux études et en assurer le suivi auprès des gestionnaires
    • Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs en début de chaque session
    • Préparer les évaluations des enseignements pour chaque cours par les étudiants, bâtir un calendrier par session et s’assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et les archiver
    • Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors de rencontres d’évaluation en préparant les documents et rédaction des lettres après les rencontres
    • Fournir un soutien administratif pour des concours et jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondances)
    • Appuyer la direction dans l’organisation de la session scolaire incluant différents contacts avec divers intervenants, le service du Registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.

    Soutien au développement de la direction

    • Rédiger des procédures et assurer la mise à jour du cahier de procédures de la direction
    • Concevoir de nouvelles méthodes et/ou outils de travail afin de simplifier les processus
    • Concilier et développer, au besoin, de nouvelles méthodes et/ou outils de travail pouvant servir à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter ainsi un dédoublement
    • Apporter le soutien nécessaire à la prise de décision éclairée de la direction en utilisant la recherche de documents ou renseignements

    Vos forces

    • Posséder un excellent sens de l’organisation et de la planification
    • Avoir le souci du détail, de minutie et de rigueur
    • Démontrer de grandes habiletés relationnelles et approche client
    • Avoir une bonne capacité d’adaptation et de résolution de problèmes
    • Posséder une excellente habileté de communication et de tact
    • Avoir un bon esprit de synthèse

    Vous détenez

    • Un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec une spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d’études jugée pertinente.
    • Une expérience pertinente minimale de trois années dans des postes similaires
    • Une excellente maîtrise des langues française et anglaise, à l’oral et à l’écrit
    • Une excellente connaissance des environnements technologiques, collaboratifs et des logiciels d’usage courant
    • La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle

    Atouts

    • Une connaissance du moteur de recherche Sphinx
    • Une connaissance d’Ultima
    • Une connaissance du milieu de l’éducation

    À l’ITHQ, nous vous offrons

    • Un poste syndiqué à temps plein (35 h/semaine)
    • Un salaire annuel de 35 357 $ à 43 667 $ selon l’expérience et la scolarité
    • Un lieu de travail facilement accessible en transport collectif (station de métro Sherbrooke)

    Avantages :

    • 4 semaines de vacances après un an de service
    • 13 jours fériés, payés et chômés
    • Programme d’assurance collective et régime de retraite avec la contribution de l’employeur
    • Programme de soutien aux études
    • Programme d’aide aux employés et à leur famille
    • Stationnement disponible pour auto et vélo ($)
    • Service de cafétéria, café étudiant, salle de musculation
    • Rabais dans nos restaurants et chez des partenaires

    Information générale

    Mme Andrée Thériault : andree.theriault@ithq.qc.ca

    Pour vous joindre à l’équipe

    Vous n’avez qu’à transmettre votre curriculum vitæ détaillé via le formulaire de Secrétaire-inc au plus tard le 4 juillet 2022.

    L’ITHQ souscrit aux programmes d’accès à l’égalité et d’équité en emploi.

    Nous remercions à l’avance toutes les personnes de leur intérêt pour ce poste.

    Seules les personnes retenues seront contactées.

    Attention! Très important!
    Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

    Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

    .



    Créez une alerte emploi personnalisée
    Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


    Partagez cet emploi!

    Les employeurs qui recrutent
    Recevez les derniers articles Carrière
    et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
    Vous avez des questions?
    Nous sommes ici pour vous aider.