Assistant(e) administratif(-ive)/réceptionniste

Location: Montréal

Alvéole
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Chez Alvéole, nous installons des ruches en milieu urbain, sensibilisant au passage des centaines d’entreprises et d’écoles quant aux abeilles et à l’apiculture. Nous voulons faire en sorte que les gens se prennent d’affection pour les abeilles, ce qui les conduira à s’éprendre de la nature et à prendre conscience de l’impact que chaque personne peut avoir dans la préservation de l’environnement. Nous sommes une B Corp fondée en 2013, active aujourd’hui dans 14 métropoles nord-américaines.

Relevant de la directrice de l’équipe administrative, le titulaire du poste soutient administrativement son gestionnaire immédiat et les membres de l’équipe administrative, tout en assurant un service à la clientèle hors pair.

Il s’agit d’un poste permanent et à temps plein, régi selon les politiques en vigueur chez Alvéole.

Rôle et responsabilités

  • Accueillir les visiteurs (bas niveau d’achalandage).
  • Répondre et/ou acheminer les demandes de renseignements reçues par téléphone, par courrier électronique et via les réseaux sociaux pour l’ensemble des services offerts (incluant les questions apicoles et les demandes de dons et commandites) par Alvéole et assurer une réponse en moins de 24h la semaine.
  • Assurer la mise à jour et le maintien du système de réponse 24/7 existant.
  • Préparer les livraisons et les ramassages de colis et courrier particulier.
  • Fournir une aide administrative générale : rédiger divers documents (rapports, notes de service, présentations, tableurs, documents de formation), classer les documents, préparer les réunions, effectuer des recherches, etc.
  • Servir de point de contact avec les autres équipes (ventes et apiculture) en ce qui concerne les mises à jour, les processus et les renseignements relatifs à l’administration.
  • En collaboration avec l’équipe de comptabilité et des ressources humaines, effectuer diverses tâches de préparation des demandes de financement pour l’entreprise.
  • En collaboration avec l’équipe communications marketing, effectuer diverses tâches de préparation de dossiers de candidature pour différents prix/reconnaissances.
  • Commander les fournitures de bureau, faire des réservations ou des commandes pour l’ensemble de l’équipe (restauration, traiteur, etc.).
  • Faire la planification de voyage, tels que les vols, les locations de voitures,
    les réservations d’hôtels et de restaurants, et d’autres détails.
  • Remplir et faire les demandes de certificats d’assurance, sur demande de nos clients,
    les mettre à jour et les classer.
  • Aider à la coordination d’événements clients et/ou employés.
  • Toutes autres tâches connexes.

Compétences requises

  • Minimum 1 an d’expérience en soutien administratif
  • Expérience en service à la clientèle, un atout
  • Maîtrise de la suite Microsoft Office
  • Connaissance de l’environnement Mac (Apple) et des outils Google
  • Apprentissage rapide et intérêt marqué pour l’apiculture
  • Rigueur, souci du détails et proactivité
  • Fortes compétences interpersonnelles, en autonomie et en travail d’équipe
  • Habileté pour organiser et prioriser ses tâches quotidiennes
  • Excellentes aptitudes en communication verbale et écrite
  • Bilinguisme (EN, FR)

Ce qui vous attend?

  • Plan d’assurance collective après trois mois de travail
  • 4 semaines de vacances payées par année dès l’embauche
  • Café et thé offerts gratuitement et un bel espace de travail nouvellement rénové
  • Un environnement de travail axé sur l’équipe et qui encourage l’initiative et le leadership
  • Happy hour tous les vendredis et différents événements sociaux pendant l’année
  • Des activités d’équipe amusantes avec tes collègues – car Alvéole, c’est d’abord une grande famille!
  • Travailler et côtoyer des collègues aussi passionnés que toi

Date limite : 3 février 2020



Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Partagez cet emploi!

Les employeurs qui recrutent
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Gowling WLG
  • La Presse
  • Desjardins
  • CHRISTIN CHEVROLET BUICK GMC
  • Espace Physio Forme Inc
  • ZSA
  • Collège Inter-Dec
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.