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Assistant(e) de direction

Université du Québec à Montréal | UQÀM
Montréal
À plein temps
  • J 07,
  • Prend fin le : 28 Juil. 2017

    Sous la direction de la directrice du Service des ressources humaines, cette personne effectue les travaux cléricaux et administratifs reliés aux mandats du Service. Elle assiste également le directeur de la Division de la rémunération globale (DGR), celui de la Division de la santé et de la qualité de vie (DSQV) ainsi que le personnel technique et professionnel de ces divisions.

    Cette personne :

    • Effectue diverses tâches de support à l’organisation de réunions ou de comités de direction telles que conciliation des disponibilités, préparation de l’ordre du jour, convocation, réservation de salles, préparation matérielle et distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers par les personnes désignées; sur demande, assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux;
    • Tient à jour l’agenda de la directrice du Service des ressources humaines, du directeur de la DRG ainsi que celui du directeur de la DSQV et prend les dispositions s’y rattachant telles que modification de l’agenda en tenant compte des urgences et des priorités; s’assure du respect des échéanciers et remet les cas en suspens à la directrice et/ou aux directeurs au moment approprié; reçoit et filtre les communications téléphoniques, donne des renseignements et effectue les recherches nécessaires afin de répondre aux demandes d’information provenant de la clientèle;
    • Tient à jour la comptabilité relative aux budgets et en effectue la saisie de données correspondante; concilie les rapports émis par les services financiers avec les pièces qu’elle détient et informe la personne désignée des états de compte; assume la responsabilité d’une petite caisse; à cet effet, s’assure d’avoir les pièces justificatives à ces renflouements; remplit le formulaire approprié et l’achemine à l’unité administrative concernée;
    • Effectue la recherche, compile et organise les données nécessaires à la production de divers documents tels que tableau, lettre, plan d’activités, effectue la saisie et le traitement de textes ou de données nécessaires à leur production;
    • Dépouille le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue en fonction des priorités; rédige la correspondance, la transmet aux fins de signature, signe celle d’ordre courant et assure le suivi des dossiers;
    • Effectue diverses tâches relatives à la gestion des dossiers relevant de ses activités tels que prise en note des messages d’absence, demande de personnel provisoire et demande de paiement; remplit les formulaires appropriés, les soumet aux fins de signature ou les signe lorsque permis par les normes et les procédures; règle les problèmes qui y sont associés et en assure le suivi;
    • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que voyage, congrès et colloque; réserve l’hébergement, le transport en commun, les locaux et les équipements audiovisuels;
    • Tient à jour le système de classement relié à ses activités; effectue la mise à jour et le transfert de certains dossiers au Service des archives et de gestion des documents.

    Votre profil :

    • Vous détenez un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou l’équivalent, jumelé à quatre (4) années d’expérience pertinente;
    • Vous possédez une bonne connaissance du logiciel Excel;
    • Vous avez de bonnes habiletés relationnelles, un bon sens de l’organisation et une capacité de travailler en équipe.

    Nous offrons un salaire annuel compétitif entre 40 084 $ et 55 485 $ et un horaire de travail de jour, du lundi au vendredi, à raison de 35 heures par semaine et d’autres conditions de travail avantageuses (régime de retraite, perfectionnement, horaire d’été, etc.).

    Posez votre candidature sur le site www.carrieres.uqam.ca. Si vous êtes déjà à cette adresse, cliquez sur « Postuler ». Nous vous demanderons de vous authentifier puis, de répondre à une dizaine de questions. Vous devrez obligatoirement joindre votre curriculum vitae.

    Nous remercions les personnes de l’intérêt qu’elles portent à l’UQAM. Toutefois, seules les personnes retenues dans le processus de sélection recevront une réponse.

    L’Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux Canadiennes, Canadiens et aux résidentes, résidents permanents.

    Attention! Très important!
    Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

    Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.



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