Commis aux services à la clientèle

École de technologie supérieure https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2019/01/ets.jpg

Location: Quebec Montreal CA

École de technologie supérieure
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Catégorie d’emploi : Bureau

Statut de l’emploi : Remplacement – 4 mois avec possibilité de prolongation

Numéro d’affichage : 21-22/082

Classe / Salaire : 24,40 $ à 30,00 $ (Classe 4)

Service : Service de l’enseignement coopératif

Début et Horaire : 35 h / semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat : Dès que possible

Date limite pour postuler : 22 août 2021

Qui sommes-nous ?

L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

  • Assurances collectives;
  • Jusqu’à 21 jours de vacances par an;
  • Horaire de 4 jours l’été;
  • Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place;
  • Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l’abonnement annuel);
  • Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif;
  • Accès aux différentes ententes corporatives de l’École;
  • CPE sur place, et bien d’autres avantages.

Votre rôle

Sous la direction de la supérieure ou du supérieur immédiat, accueille et renseigne la clientèle interne et externe sur les activités, les règlements et les procédures ou les programmes en vigueur. Peut œuvrer dans le domaine académique ou administratif.

  • Accueille et répond à la clientèle en personne, par téléphone ou par messagerie électronique, donne des renseignements se rapportant aux activités de son secteur, les informe, sur des sujets relatifs à son secteur d’activités, par exemple aux études, aux dossiers étudiants, au perfectionnement, aux stages, aux services auxiliaires ou aux événements institutionnels.
  • Fournit à la clientèle des renseignements généraux relatifs aux services ou aux programmes offerts par son unité administrative. Communique avec les personnes responsables afin de transmettre ou recevoir des renseignements relatifs à son travail.
  • Fait remplir des formulaires appropriés; effectue la saisie des données dans les systèmes appropriés ; s’assure des suivis en découlant et transmet les documents et formulaires à la personne responsable ou au service concerné.
  • Collabore à l’amélioration des procédures en ce qui a trait aux opérations de son secteur d’activités et aux différents dossiers dont elle a la responsabilité.
  • Ouvre, trie et distribue le courrier.
  • Saisit, prépare et expédie des documents tels que lettres, listes, demandes, annuaires, dépliants, tableaux et étiquettes. Tient à jour des dossiers, des listes d’envoi, des inventaires, de la documentation, etc. et en effectue le classement.
  • Utilise des appareils de bureau d’usage courant tels qu’ordinateur, photocopieur, calculatrice.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur l’évaluation.

Plus spécifiquement, il est attendu que la ou le commis aux services à la clientèle :

  • À l’aide du système de gestion des stages (GASP), soutient les activités de stages : enregistre les affichages de stages et d’emplois, transmet les dossiers de candidatures aux employeurs, planifie et enregistre les convocations en entrevue et les assignations en stages ou emplois.
  • En collaboration avec les techniciens en administration, appuie les coordonnateurs régionaux de stage qui lui sont assignés dans la gestion administrative de leur territoire.
  • Au besoin, accueille les usagers, répond à leurs demandes et les dirige auprès des personnes concernées.
  • Au besoin, reçoit, filtre et transmet les appels téléphoniques et courriels du service.

Avez-vous ce qu’il faut pour relever le défi ?

  • Scolarité : Diplôme d’études secondaires (DES) ou scolarité équivalente.
  • Expérience : Minimum de deux (2) ans d’expérience pertinente.

Autres:

  • Bonne connaissance des logiciels de traitement de texte et de données.
  • Connaissance du système de gestion des stages GASP (un atout).
  • Excellent service à la clientèle.
  • Capacité à gérer plusieurs priorités à la fois.
  • Excellente capacité à travailler sous pression.
  • Esprit d’équipe, initiative, autonomie.
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