Office Manager // Gestionnaire Administratif(-ive)

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Office Manager // Gestionnaire Administratif(ive)

Notre agence, spécialisée en création de contenu, en gestion des médias sociaux et en marketing d’influence pour les industries du lifestyle est en pleine expansion et recherche présentement un(e) Office Manager. Vous êtes à la recherche d’un environnement innovateur et d’une équipe ingénieuse qui valorise ses membres? Contactez-nous! Nous voulons vous parler!

Comptabilité

  • Rassembler et préparer les documents comptables nécessaires au traitement des comptes à recevoir
  • Être l’interlocuteur des clients pour ce qui concerne leur paiement et recueillir les informations concernant les ventes
  • Faire un suivi des comptes clients, de la facturation (documenter) et résoudre les différences de solde
  • Être la personne contact pour le recouvrement formel (contentieux et agences de recouvrement)
  • Porter attention aux procédures de recouvrement des comptes non payés et faire le suivi et la vigie des cédules de paiements aux fournisseurs
  • Gestion de la plateforme Square
  • Tenue des dossiers de dépenses avec les gestionnaires de marque
  • En collaboration avec l’associé et/ou le cabinet comptable:
    • Mise en forme visuelle des présentations
    • Tenue des livres et autres frais corporatifs
    • Travailler sur la production des états financiers (par entité et consolidés), budgets, états prévisionnels et rapport annuel
    • Préparation de la documentation pour les rapports fiscaux annuels
    • Gestion de plateforme comptable et mises à jour du système

Gestion du bureau

  • Être un des contacts pour les instances gouvernementales (taxes de vente, DAS, etc).
  • S’assurer que toutes les rencontres clients soient visibles dans l’agenda
  • Prendre les minutes lors des rencontres de gestion
  • Aider à la préparation des échéanciers des projets de l’agence
  • Gestion des comptes de dépenses des employés
  • Gestion des équipements
  • Envoyer les contrats de services aux clients à partir de la plateforme DocuSign
  • Gérer la documentation des contrats dans le cloud
  • Renouvellement des contrats avec les fournisseurs

Ressources humaines

  • Être un des contacts pour la firme ADP (firme qui gère la paie des employés)
  • Être un des contacts pour la firme de vérification des antécédents
  • Être un des contacts pour les assurances collectives et autres avantages sociaux
  • Gestion des vacances
  • Coordination des événements d’entreprise (anniversaires, événements internes, etc.)

Requis:

  • Études en comptabilité, administration ou autre domaine connexe
  • 1-2 ans d’expérience en comptabilité, ou en soutien administratif
  • Maîtrise de la Suite Office (particulièrement Excel, PowerPoint, Outlook et Word), et/ou suite Google
  • Connaissance d’un système comptable (atout)
  • Bilinguisme (écrit et oral) en français et anglais
  • Vouloir apprendre continuellement
  • Autodidacte
  • Suivre des formations en lien avec les fonctions

Compétences:

  • Ingéniosité
  • Débrouillardise
  • Attention au détail
  • Intégrité
  • Rigueur
  • Répartie

Avantages:

  • Équipe jeune et dynamique dans un environnement stimulant
  • Avantages sociaux (assurances collectives payées par l’employeur, collaborations, etc.)
  • Possibilités d’avancement dans l’entreprise

Étiqueté sous : comptabilité, gestion administrative, gestion de bureau, comptes recevables

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