Réceptionniste/ adjoint(e) administratif(-ive) – immobilier commercial

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Location: Quebec Montreal CA

Forum
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Principales responsabilités

Sous la supervision de la directrice générale, vous aurez principalement la charge d’accueillir les visiteurs, gérer et distribuer les appels entrants, supporter les équipes de gestion de propriétés et de construction dans diverses tâches de secrétariat et d’administration.

  • Être la personne responsable de l’accueil des invités.
  • S’assurer que l’inventaire des fournitures de bureau soit bien garni et que les espaces communs soient invitants pour l’ensemble des employés.
  • Supporter les équipes de gestion de propriétés et de construction dans diverses tâches administratives incluant du secrétariat.
  • Effectuer un accueil téléphonique courtois et acheminer les appels efficacement.
  • Accueillir les invités, service de messagerie et toute autre personne qui se présente au bureau.
  • S’assurer que les espaces communs demeurent propres et conviviaux.
  • Effectuer des suivis sur différents dossiers administratifs (certificats d’assurances, rapport des ventes, approbation de factures récurrentes, suivi de coûts).
  • Effectuer de la facturation pour le service d’entretien et maintenance.
  • Produire les contrats annuels pour le service d’entretien et maintenance.
  • Effectuer des tâches diverses principalement pour les départements de gestion de propriétés et de construction.

Profil et aptitudes requises

  • Vous êtes autonome et bien organisé, et faites preuve d’un bon sens de l’initiative.
  • Vous êtes aussi capable de travailler en équipe, travailler sur plusieurs projets simultanément et communiquer avec les autres services de l’entreprise.
  • Vous maîtrisez Microsoft Office et les outils informatiques nécessaires à votre travail.
  • Vous possédez un minimum de 3 années d’expériences dans le domaine du service à la clientèle et avez de l’expérience en secrétariat.
  • Excellentes habilités de communication autant par écrit que verbalement.
  • Français parlé et écrit, compétence professionnelle générale en anglais.
  • Facilité avec le travail d’équipe.

Les valeurs de Forum

Faire ce qui est juste : Humains avant tout. Nous faisons confiance à nos employés lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Nous les invitons à être à l’écoute de leur intuition, de leur corps et de leur cœur à chaque décision qu’ils doivent prendre. Si une décision vous rend inconfortable ce n’est probablement pas la bonne.

Communiquer, toujours : La communication est la base de notre travail et aussi la base de notre civilisation, sans elle nous ne pourrions pas faire grand-chose. Mais dans le cadre du travail, communiquer ne se résume pas à envoyer des courriels.

Communiquer c’est partager, une bonne nouvelle? Communiquez-la!

Communiquer c’est s’exprimer, une idée? Communiquez-la.

Communiquer c’est s’ouvrir aux autres, une situation difficile? Parlez-en, parce que chez Forum vous n’êtes pas seuls

Protéger et inspirer les gens : Protéger les gens c’est les écouter dans les bons comme dans les mauvais moments et les rassurer C’est se soutenir en tant qu’équipe et être conscient qu’il y a des jours avec et des jours sans, mais qu’on a le droit d’avoir ces jours sans. Inspirer les gens c’est leur partager de l’expérience, de la connaissance, les faire évoluer et grandir non seulement en tant que professionnel mais en tant qu’humain.

Avoir du plaisir et s’amuser : On travaille pour vivre mais on ne vit pas pour travailler ; pour autant nous passons 1/3 de notre journée au travail alors autant joindre l’utile à l’agréable! Chez Forum nous pensons que s’amuser en travaillant est possible. C’est la raison d’être du comité social – proposer des activités amusantes et découvrir nos employés un peu plus à chaque fois. Si vous avez une passion, partagez-la avec nous et il nous fera plaisir d’organiser une activité en lien avec votre passe-temps préféré.

Vous répondez aux critères mentionnés ci-haut et vous partagez nos valeurs? Travaillons ensemble!

Faites parvenir votre candidature à Josée Handfield avant le 30 novembre 2020 via le formulaire de Secrétaire-inc.

 



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