Secrétaire

Location: Montréal

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 75 000 membres et 16 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

L’OIIQ recherche un ou une :

  • Secrétaire

Direction, Bureau du syndic

(Poste permanent – Temps plein)

Rôle :

À la Direction, Bureau du syndic, vous aurez à assister et soutenir les professionnels dans leurs fonctions. Vous devrez répondre aux besoins du personnel du bureau par l’utilisation de techniques de bureautique dédiées notamment à la communication, à la production, à la gestion de documents et à la logistique de rencontres et d’événements, en adaptant au besoin les façons de faire établies pour qu’elles répondent le mieux possible à l’évolution des objectifs communiqués, tout en validant l’efficacité de leur application avec les intéressés. De façon plus spécifique, vous serez associé aux syndic(que)s adjoint(e)s et aux enquêteuses en matière d’exercice illégal et d’usurpation de titre, vous aurez à effectuer la saisie de données et le traitement de documents sur ordinateur, dépouiller le courrier, répondre au téléphone, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement.

Responsabilités :

  • Effectuer le suivi des appels téléphoniques (prendre les messages, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels et messages);
  • Assurer la gestion du courrier : dépouiller et distribuer le courrier (incluant le courrier électronique) et répondre à certaines demandes;
  • Mettre à jour et assurer le suivi des agendas, s’il y a lieu;
  • Participer à la préparation et à la réalisation des dossiers (préparer, rédiger à partir de brouillons, de textes, d’indications ou d’idées maîtresses et faire la mise en page de tout document requis (correspondance, documentation, présentations, formulaires, rapports d’enquête, plaintes disciplinaires ou autres) et en assurer la révision (orthographe et syntaxe);
  •  Assurer le suivi de la correspondance et des dossiers, tout en respectant les échéances;
  •  Préparer les documents, notamment ceux destinés aux procureurs, au Conseil de discipline, au Comité de révision et au comité des requêtes;
  • Organiser des activités relatives à la participation à des rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles, d’équipements pertinents et autres);
  • Participer à l’élaboration et tenir à jour les procédures en lien avec les activités et les outils de travail de la Direction, Bureau du syndic;
  • Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, incluant la documentation électronique;
  • Accomplir toute autre activité connexe.

Exigences minimales :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  •  Expérience en services juridiques constitue un atout;
  • Aisance rédactionnelle au niveau de la grammaire et de l’orthographe ;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Word et Outlook : niveau avancé, Excel : niveau débutant;
  •  Bilinguisme essentiel (français et anglais).

Compétences et caractéristiques recherchées :

  • Autonomie, rigueur et souci de la qualité et du détail;
  •  Aptitude à travailler avec plusieurs personnes;
  • Être doué pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe;
  •  Sens des priorités, jugement et respect des échéanciers;
  •  Orientation vers la clientèle.

Avantages :

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, quatre semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 11 mars 2019 à 17 h.

L’OIIQ souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi.

Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.

L’OIIQ remercie les personnes qui manifestent leur intérêt en posant leur candidature. Toutefois, seules les personnes retenues à la suite de l’analyse des dossiers seront contactées.

Étiqueté sous : 19-s-3



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