Secrétaire à la direction générale

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Location: Quebec Montreal CA

Ordre des dentistes du Québec
Montréal
À plein temps
Ce poste a été comblé

Sous l’autorité de la coordonnatrice à la direction générale, la personne titulaire du poste aura les tâches suivantes:

  • Assurer le suivi des courriels du président et de la directrice générale, incluant les boîtes publiques.
  • Recevoir, filtrer et diriger les appels du président et de la directrice générale.
  • Soutenir la coordonnatrice à la direction générale dans la préparation de certains rapports et collaborer à la rédaction de la correspondance de la direction générale et du président.
  • En collaboration avec la coordonnatrice à la direction générale, assurer la remise de tous les extraits de résolution des procès-verbaux du conseil d’administration et du comité exécutif aux personnes concernées.
  • Responsable du suivi des jetons de présence des membres des comités relevant de la direction générale.
  • Assurer la logistique d’organisation des réunions, telles que le conseil d’administration, le comité exécutif, les autres comités sous la responsabilité de la direction générale et les partenaires externes.
  • Organiser la logistique des voyages d’affaires pour le président et la directrice générale. Remplir les formulaires de réclamation des dépenses.
  • Soutenir la coordonnatrice à la direction générale dans le processus de nominations des membres du conseil d’administration.
  • En collaboration avec la coordonnatrice à la direction générale, documenter et mettre à jour en continu l’ensemble des processus internes de la direction générale.
  • Collaborer à divers projets relevant de la direction générale.

Exigences

  • Diplôme d’études professionnels en secrétariat ou AEC en bureautique, profil adjointe de direction ou expérience équivalente.
  • Trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
  • Bilinguisme essentiel: Maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.
  • Être très à l’aise dans ses communications verbales et écrites.
  • Être disponible et flexible.
  • Excellente maîtrise des logiciels MS Office.
  • Connaissance des ordres professionnels un atout.

Aptitudes

  • Faire preuve de discrétion, de loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité.
  • Posséder un haut niveau d’éthique.
  • Posséder un sens politique et des habiletés relationnelles.
  • Posséder un bon sens de la planification, de l’organisation et du respect des priorités.
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois.
  • Faire preuve de beaucoup de minutie d’exécution.
  • Faire preuve de diplomatie, de rigueur et de professionnalisme.
  • Capacité à travailler sous pression.
  • Démontrer un esprit d’initiative.

Une politique de télétravail a été mis en place et une présence est requise au bureau à raison d’un minimum de deux (2) jours par semaine.



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