Secrétaire à la direction générale

Sous l’autorité de la coordonnatrice à la direction générale, la personne titulaire du poste aura les tâches suivantes:

• Assurer le suivi des courriels du président et de la directrice générale, incluant les boîtes publiques.
• Recevoir, filtrer et diriger les appels du président et de la directrice générale.
• Soutenir la coordonnatrice à la direction générale dans la préparation de certains rapports et collaborer à la rédaction de la correspondance de la direction générale et du président.
• En collaboration avec la coordonnatrice à la direction générale, assurer la remise de tous les extraits de résolution des procès-verbaux du conseil d’administration et du comité exécutif aux personnes concernées.
• Responsable du suivi des jetons de présence des membres des comités relevant de la direction générale.
• Assurer la logistique d’organisation des réunions, telles que le conseil d’administration, le comité exécutif, les autres comités sous la responsabilité de la direction générale et les partenaires externes.
• Organiser la logistique des voyages d’affaires pour le président et la directrice générale. Remplir les formulaires de réclamation des dépenses.
• Soutenir la coordonnatrice à la direction générale dans le processus de nominations des membres du conseil d’administration.
• En collaboration avec la coordonnatrice à la direction générale, documenter et mettre à jour en continu l’ensemble des processus internes de la direction générale.
• Collaborer à divers projets relevant de la direction générale.

Exigences

• Diplôme d’études professionnels en secrétariat ou AEC en bureautique, profil adjointe de direction ou expérience équivalente.
• Trois (3) années d’expérience dans un poste similaire.
• Bilinguisme essentiel: Maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.
• Être très à l’aise dans ses communications verbales et écrites.
• Être disponible et flexible.
• Excellente maîtrise des logiciels MS Office.
• Connaissance des ordres professionnels un atout.

Aptitudes

• Faire preuve de discrétion, de loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité.
• Posséder un haut niveau d’éthique.
• Posséder un sens politique et des habiletés relationnelles.
• Posséder un bon sens de la planification, de l’organisation et du respect des priorités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois.
• Faire preuve de beaucoup de minutie d’exécution.
• Faire preuve de diplomatie, de rigueur et de professionnalisme.
• Capacité à travailler sous pression.
• Démontrer un esprit d’initiative.

Une politique de télétravail a été mis en place et une présence est requise au bureau à raison d’un minimum de deux (2) jours par semaine.