Secrétaire à la Direction, Registrariat et examens

Location: Montréal

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 75 000 membres et 16 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

 

L’OIIQ recherche un ou une :

 

Secrétaire

Direction, Registrariat et examens

(Poste permanent – Temps plein)

Rôle

À la Direction, Registrariat et examens, secteur Registrariat, vous aurez à répondre aux besoins en secrétariat du service par l’utilisation de techniques de bureautique dédiées entre autres à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu’à la logistique de rencontre et d’événements. De façon plus spécifique, vous aurez à effectuer la saisie de données et le traitement de documents sur ordinateur, de même que le suivi du courrier électronique, à prendre en charge les appels, à rédiger la correspondance et à tenir à jour le classement numérique selon les normes d’archivage de l’OIIQ. Vous devrez adapter au besoin les façons de faire établies pour qu’elles répondent le mieux possible à l’évolution des objectifs communiqués, tout en validant l’efficacité de leur application.

Responsabilités

  • Effectuer la gestion des appels téléphoniques (prendre les messages, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels ou les messages);
  • Assurer le suivi des différents comités : ordre du jour, procès-verbal et suivi;
  • Assurer la gestion de l’agenda, des courriels et du courrier postal, et faire les suivis associés;
  • Collaborer aux rencontres des trois équipes et à leur soutien;
  • Dépouiller et distribuer tous les types de courrier et répondre aux demandes;
  • Mettre à jour et assurer les suivis des différents agendas d’activités;
  • Participer à la préparation et la réalisation des dossiers (rédaction, mise en page, documentation, présentation, formulaire) et en assurer la révision (orthographe et syntaxe);
  • Organiser l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes et des déplacements (convocation, préparation de documents, envoi de document, réservation de salles et d’équipements pertinents);
  • Traiter les données financières (demandes de chèques, engagements de dépenses et autres);
  • Effectuer et maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, y compris la documentation électronique;
  • Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures et des outils de travail;
  • Accomplir toute autre activité connexe.

 

Exigences minimales

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi.
  • Expérience pertinente d’au moins de trois (3) ans en secrétariat.  L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé.
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais).
  • Excellentes habiletés rédactionnelles et maîtrise de l’orthographe et de la grammaire.
  • Excellentes habiletés informatiques et bureautiques dans un environnement Windows.
  • Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, PowerPoint et Outlook dans un environnement Windows.

Compétences et caractéristiques recherchées

  • Autonomie;
  • Sens des priorités;
  • Orientation vers la clientèle;
  • Souci de la qualité;
  • Aptitude pour la communication interpersonnelle;
  • Orientation vers le travail d’équipe.

Avantages

L’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 60 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 9 octobre 2018 à 17 h.



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