Secrétaire juridique

Sommaire du poste

Sous l’autorité de la directrice des relations de travail, assure le support nécessaire aux directions de service et au cadre juridique en regard de l’ensemble des activités administratives et de secrétariat, de gestion d’agenda et d’événements.

Responsabilités principales

  • Fournir un soutien administratif aux directions des services;
  • Préparer et saisir à l’ordinateur des lettres et des documents juridiques tels que des ententes collectives, des mémoires et des affidavits;
  • Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s’ils sont conformes aux procédures juridiques et à l’usage grammatical;
  • Fixer les rendez-vous et les dates des réunions et des conférences;
  • Établir et tenir des systèmes de classement, selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, et contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels;
  • Ouvrir et distribuer le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services ou organismes;
  • Accomplir différentes tâches administratives telles la gestion des comptes de dépenses des directions des services, la rédaction et la transmission de communiqués, la rédaction de notes de service, la tenue de différents registres, la recherche d’informations, etc.;
  • Effectuer toutes tâches administratives en lien avec le système d’embauche des techniciens (SET);
  • Répondre aux appels téléphoniques, prendre des notes et des messages et rediriger les appels, le cas échéant;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes (de niveau égal ou inférieur) qui peuvent lui être confiées.

Formation

Diplôme d’études professionnelles en secrétariat juridique ou toute autre formation pertinente.

Expérience

Minimum de 24 mois d’expérience pertinente.

Exigences particulières

Connaissances des logiciels Word, Excel, PowerPoint et du fonctionnement de bases de données.

Habiletés et qualités recherchées

  • Autonomie, débrouillardise et prise d’initiative;
  • Excellente connaissance de la langue française;
  • Discrétion et souci de confidentialité;
  • Capacité de gérer plusieurs dossiers à la fois et de gérer les priorités;
  • Sens développé de l’organisation, minutie, précision et sens du détail.

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