Secrétaire à la Direction, Surveillance et inspection professionnelle

Location: Montréal

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal
À temps partiel
Les candidatures sont actuellement fermées.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 75 000 membres et 16 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

 

L’OIIQ recherche un ou une :

 

Secrétaire

Direction, Surveillance et inspection professionnelle

(Poste permanent – Temps partiel 4 jours par semaine)

Rôle

Sous la supervision de la directrice adjointe, vous aurez à assister et à soutenir le personnel professionnel dans ses fonctions administratives et professionnelles. Vous serez responsable de réaliser l’ensemble des activités de secrétariat, notamment en regard des communications, de la production et de la gestion de documents, ainsi que de la logistique de rencontres et d’événements. Vous devez adapter, au besoin, les façons de faire établies afin qu’elles répondent le mieux possible à l’atteinte des objectifs, tout en validant l’efficacité de leur application.

Responsabilités

  • Procéder aux activités de secrétariat liées à toutes les activités de la DSIP, soit d’inspection professionnelle et d’enquête qualité;
  • Rédiger, réviser et préparer les documents relatifs aux activités de la DSIP et assurer le suivi des échéanciers;
  • Effectuer l’ouverture, le suivi et la fermeture des dossiers selon les procédures en vigueur à la DSIP et en fonction des directives des inspecteurs;
  • Procéder à l’envoi des documents à présenter au Comité d’inspection professionnelle ainsi qu’aux divers autres comités de l’Ordre;
  • Saisir, compiler et mettre à jour des données variées, produire des données statistiques descriptives (tableaux, graphiques) en utilisant les logiciels appropriés;
  • Transmettre et recevoir, au nom des inspecteurs, le travail des partenaires externes et internes et répondre aux besoins liés aux activités de la DSIP;
  • Maintenir la classification des dossiers et de la documentation en fonction du système de gestion documentaire de la direction, y compris la documentation électronique;
  • Gérer un calendrier évolutif des activités des inspecteurs, assurer la coordination de leurs livrables et les aviser de tout changement;
  • Dépouiller, distribuer le courrier (y compris le courrier électronique) et en assurer le suivi selon les directives des inspecteurs;
  • Prendre les messages téléphoniques ou autres, communiquer les informations relevant de sa compétence et acheminer les appels ou les messages;
  • Organiser et assurer le suivi des réunions (réservation de la salle, convocation, envoi de documents, accueil des visiteurs, services d’hôtesse, etc.);
  • Sur demande, assister aux réunions et dresser les procès-verbaux, comptes rendus ou rapports;
  • Préparer les demandes d’avances, de chèques et d’engagements de dépenses et faire le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursements des dépenses;
  • Organiser les déplacements extérieurs en faisant les réservations, au besoin, et préparer le matériel nécessaire et les formulaires requis;
  • Participer à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la direction et les tenir à jour.

Exigences minimales

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins trois ans en secrétariat. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Bilinguisme essentiel à l’oral et à l’écrit (français et anglais);
  • Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Excel, Outlook, PowerPoint et Word principalement.

Compétences et caractéristiques recherchées

  • Savoir planifier, organiser et gérer son temps;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément de façon autonome;
  • Avoir le sens des priorités;
  • Savoir travailler en équipe;
  • Faire preuve de rigueur et d’organisation.

Avantages

L’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 60 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 9 octobre 2018 à 17 h.



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