Secrétaire administrative

Secrétaire administrative

No de concours : 2122-SR-115 | No de poste : 101-606-01
Service: Direction des affaires juridiques et secrétariat général
Statut : Personne salariée régulière à temps partiel sur base annuelle (0,80 ETC)
Supérieur immédiat : Directrice ou directeur des affaires juridiques et secrétariat général
Ancienne titulaire : Fatiha Outchernene Izeboudjen
Période : Dès que possible;
Salaire : De 22,54$ à 26,00$ l’heure;
Horaire : Du lundi au jeudi 8h30 à 16h30* ;
Lieu de travail : 3800, rue Sherbrooke Est, Montréal.

* Possibilité de travailler 5 jours durant les sessions avec arrêt à la période des fêtes, la relâche, et durant la période estivale (80 % annuel).

_________________________________________________________________________

Vous souhaitez travailler dans un milieu vivant et en constante évolution?

Vous souhaitez travailler dans le milieu collégial et le domaine des affaires juridiques?

Le Collège de Maisonneuve est présentement à la recherche d’un.e secrétaire administrative à la Direction des affaires juridiques et secrétariat général.

_________________________________________________________________________

Fonctions

Nature du travail
Relevant du directeur des affaires juridiques et secrétaire général, le rôle de la secrétaire administrative consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec les membres de la direction des affaires juridiques et secrétariat général. La personne fournit également son appui à la direction générale.

Le travail implique à la fois la communication écrite et orale, le traitement de texte et nécessite des compétences informatiques, d’organisation et de présentation de documents. En tout temps, la personne est responsable du respect de la confidentialité des informations auxquelles elle a accès.

Principales tâches et activités 

Participer activement à la préparation et au bon déroulement des instances statutaires du Collège, dont le conseil d’administration et ses sous-comités :

• Participer à l’organisation de divers évènements et de diverses réunions, dont les réunions du conseil d’administration et de ses sous-comités, tant au niveau de la planification, de la préparation matérielle que du suivi;
•  Collaborer à la préparation de la documentation utile pour la tenue des réunions (conseil d’administration, sous-comités du conseil, réunions multisectorielles, etc.);
•  Faire la mise en pages de documents;
• Monter des présentations sur PowerPoint;
• Assister dans la communication d’informations auprès notamment des autorités provinciales et municipales.
• Assurer le secrétariat de la direction des affaires juridiques et secrétariat général (DAJSG) :
• Effectuer la rédaction et la mise en forme de documents et de lettres et s’assurer de leur bonne présentation technique;
• Participer au suivi du plan de travail de la DAJSG;
• Dresser le compte-rendu de réunions auxquelles elle assiste et en assurer les suivis nécessaires;
• Préparer divers documents pour des dossiers relevant de la DAJSG;
• Voir à la bonne gestion documentaire de la DAJSG;
• Traiter des demandes de renseignements par téléphone et par courriel;
• Tenir à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organiser les activités liées à leurs rencontres tout en réaménageant au besoin l’agenda en fonction des urgences ou des imprévus;
• Contribuer à la saine gestion budgétaire et administrative de la DAJSG en maintenant à jour les informations dans différents registres et documents de suivi budgétaire et administratif.
• Fournir au besoin un soutien à la direction générale :
•  En fonction des besoins opérationnels, fournir un soutien à la direction générale afin d’accomplir des tâches de nature similaire à celles décrites ci-dessus.
• Accomplir au besoin toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises

Scolarité

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Expérience

Posséder quatre (4) années d’expérience pertinente.

Exigences

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit. La personne doit réussir le test écrit;
• Maîtriser les logiciels Word et Excel. La personne doit réussir les tests Word et Excel;
• Excellentes aptitudes pour la communication et pour la rédaction. La personne doit réussir le test écrit relatif au poste de secrétaire administrative;
• Être organisé, autonome, à l’écoute et offrir un service à la clientèle impeccable.
• Atout
• Expérience de travail lié à la tenue de rencontres d’un conseil d’administration.

Étiqueté sous : affaires juridiques, secrétariat général