Adjoint.e administratif.ive à la direction

Le Phare Enfants et Familles, organisme privé sans but lucratif, offre aux enfants nécessitant des soins palliatifs pédiatriques l’ensemble des soins et services, tout au long de leur vie, ainsi que des services d’accompagnement, répit et suivi de deuil à leur famille. Un organisme à l’avant-garde, dynamique et profondément humain, où l’on apprend tout au long de la vie.  Une maison où l’on prodigue des soins actifs et complets, englobant les dimensions physique, psychologique, sociale et spirituelle, à l’enfant et à sa famille.

Sommaire des responsabilités

Sous la responsabilité de la direction générale, l’adjoint(e) assiste la direction générale, le comité de gestion et les comités de la gouvernance dans l’accomplissement de leur mandat. II/elle assure plusieurs tâches administratives et veille à l’organisation des dossiers de la direction générale. II/elle exerce le contrôle, la formation et l’entretien nécessaire au maintien du système de gestion documentaire administrative. II/elle coordonne les projets qui visent la création et l’amélioration des processus administratifs et apporte également son aide à la direction générale dans l’amélioration des processus et des outils basés sur les bonnes pratiques. L’adjoint(e) collabore à la gestion et à l’exploitation de la base de données, ainsi qu’à la production de rapports statistiques périodiques. II/elle assure la mise à jour du registre des formulaires autorisés par l’organisation. II/elle coordonne les implantations des activités de visioconférence (télémédecine et de télésanté et de leur documentation clinique).

Responsabilités principales

Soutien administratif et documentaire

• Assure les activités administratives du conseil d’administration, de la direction générale et du comité de direction : rédige la correspondance régulière, les différents textes, produit les rapports nécessaires afin de supporter la direction générale, le conseil d’administration et des comités qui relèvent du C.A;
• Assure la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration et de ses comités, de l’assemblée générale annuelle, du comité de direction et de la direction générale : convocations, organisation matérielle des rencontres et des salles, préparation de l’agenda, impression des documents, coordination de la télé-rencontre, prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivis, préparation de documents synthèse et rapports de gestion ;
• Procède à l’analyse du courrier, priorise et détermine les suites à donner, prépare la documentation lorsque nécessaire et rédige la correspondance de la direction générale ;
• Met à jour le registre des entreprises auprès du registraire lors de changements de membres du C.A. ou de la direction générale ;
• Assure le classement numérique et papier des documents de la direction générale ;
• Supporte le développement continu des activités en lien avec les tenues de dossiers, de production de statistiques et au maintien de l’index patients ;
• Effectue toutes autres tâches connexes.

Exigences

• DEC en administration ou discipline connexe ;
• 3 ans d’expérience pertinente en soutien administratif ;
• Minimum d’un an d’expérience en milieu pédiatrique ou de la santé
• Bilinguisme (français et anglais) ;
• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Maîtrise de la suite Office ;

Compétences

• Capacité de soutien et de collaboration avec la direction générale, le comité de direction et le CA
• Excellente capacité à traiter l’information confidentielle ;
• Excellent niveau de communication auprès des différents demandeurs
• Rigueur, autonomie et discrétion ;
• Excellente approche client.

Nous apprécions l’intérêt que vous portez au Phare, mais nous communiquerons seulement avec les candidats retenus.