Agent.e de soutien administratif, classe principale – Formation continue (remplacement)

Numéro de concours : 2021-2022S69
Statut de l’emploi : Remplacement temps complet
Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Durée d’emploi : Au plus tard jusqu’au retour du titulaire du poste
Entrée en fonction prévue : Dès que possible
Échelle salariale : 23,12$ – 28,31$ à partir du 1er avril 2022
Date et heure de fin de l’affichage externe : 14 avril 2022 à 16h30

Le Collège de Rosemont est un établissement d’enseignement supérieur, fier de sa culture, de son implication dans le milieu et de ses traditions. Son souci de s’adapter aux changements rapides qui touchent la population étudiante, le marché du travail et le savoir l’amène à demeurer en constante évolution. Reconnu pour son côté innovateur, humain et son orientation vers l’avenir, il a intégré le développement durable au cœur même de son identité.

Description du poste

La Formation continue du Collège de Rosemont offre aux adultes des programmes de jour et de soir, en présentiel ou en classe virtuelle.

Votre rôle à titre d’Agent.e de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs. Vous serez également affecté à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Vos principaux défis

• Procéder à l’envoi des demandes d’affichages de charges de cours à la direction des Ressources humaines et des Affaires corporatives et faire le suivi des résultats en concertation avec la direction
• Préparer les contrats d’engagement des enseignants, des formateurs et consultants
• Faire le suivi de la facturation et des paiements pour les contrats et ententes avec les fournisseurs et partenaires
• Faire le suivi des ententes et des contrats de service
• Préparer les demandes d’achats (réquisitions, bons de commande) du service
• Collaborer au suivi budgétaire du service
• Produire différents scénarios de découpages de formations et s’assurer de l’implantation,
  de la diffusion et de la mise à jour du découpage retenu
• Produire, diffuser et mettre à jour l’horaire des formations
• Réaliser différentes inscriptions et suivis dans les systèmes d’information
• Assurer la mise à jour des guides et procédures du service
• Mettre à jour le plan de recrutement et de promotion du service et assurer le suivi des
  actions retenues
• Collaborer à la vérification des effectifs au moment du gel
• Assurer la bonne gestion des dossiers avec SharePoint
• Effectuer l’affichage des dossiers
• Soutenir l’équipe de la formation continue dans les divers enjeux et défis ponctuels

Exigences

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP)
  avec option appropriée
• Détenir six (6) années d’expérience pertinente à l’emploi
• Bonne maîtrise de Word et Excel
• Très bonne maîtrise du français oral et écrit
• Aisance avec les chiffres et le suivi budgétaire
• Capacité démontrée à rédiger des procédures
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress
• Habileté à gérer les priorités

Programme d’accès à l’égalité en emploi

Le Collège de Rosemont souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature.