Secrétaire-réceptionniste

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Location: Quebec Montreal CA

Ordre des agronomes du Québec
Montréal
À plein temps
  • J 10, AM
  • Prend fin le : 30 Oct. 2020

    L’Ordre des agronomes du Québec encadre et soutient ses quelques 3 300 membres dans leur pratique. Sa raison d’être est de protéger le public en matière d’exercice de la profession d’agronome. Engagés à adopter les meilleures pratiques, les agronomes contribuent au bien-être de la population et à la pérennité du patrimoine agricole et agroalimentaire.

    Lieu de travail : 1200, av. Papineau, bur. 450, Montréal, et télétravail selon les circonstances

    Description

    L’Ordre recherche un(e) secrétaire-réceptionniste dynamique qui sera principalement responsable de la gestion du tableau des membres, du service à la clientèle et du service aux membres.

    À ce titre, la personne sera appelée à :

    • Recevoir et acheminer les appels, réserver les salles, assurer le service lors des réunions.
    • Gestion du courrier et préparation de lettres par publipostage.
    • Traiter les bons de commandes, effectuer les commandes auprès des fournisseurs, préparer les demandes de facturation pour la comptabilité.
    • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau et gérer l’espace d’entreposage.
    • Offrir du soutien technique et administratif aux adjointes et aux professionnels.
    • Produire et mettre en page des documents, formulaires interactifs, tableaux en respectant les normes de présentation courantes.
    • Assurer le service aux membres (réinscription, permis temporaires, radiations, paiements, etc.).
    • Gérer les dossiers des membres de l’Ordre, classer et archiver les documents selon la procédure en place.
    • Organiser les tâches liées à l’inscription annuelle des membres, collaborer avec les intervenants concernés et assurer le bon déroulement des activités.
    • Collaborer avec la comptabilité pour les suivis de paiements de cotisation et autres.

    Profil recherché

    • DEC en bureautique ou en techniques administratives et 2 à 3 ans d’expérience ou DEP en secrétariat et 4 à 5 ans d’expérience
    • Expérience de travail dans un ordre professionnel, milieu associatif, juridique ou médical (atout)
    • Expérience avec l’utilisation d’un CRM ou d’une base de données de gestion de clients (atout)
    • Expérience en comptabilité
    • Maîtrise de la Suite Office, Outlook 365, Acrobat Pro, facilité avec les autres outils informatiques courants (Zoom, Teams, édition photo)
    • Excellentes compétences en rédaction, révision et mise en page de documents
    • Français parlé et écrit impeccable, Anglais fonctionnel
    • Capacité à mener plusieurs projets simultanément et cibler les priorités
    • Excellent sens de la planification
    • Aptitude à travailler en équipe

    Conditions de travail

    • Poste permanent, 35 h par semaine
    • Salaire compétitif
    • Possibilité d’évolution au sein de l’organisation
    • Avantages sociaux après 3 mois de service
    • Accessible en transport en commun (station de métro Papineau à 3 minutes de marche)
    • Espaces de travail sécuritaires répondant aux exigences de la CNESST en lien avec la Covid‑19

    Vous souhaitez vous joindre à notre équipe ?

    Faites parvenir votre c. v. et votre lettre de présentation à l’attention de Me Louise Richard, directrice générale et secrétaire via le formulaire de Secrétaire-inc au plus tard le 30 octobre 2020.

    Notez que des tests d’embauche seront effectués.

    Nous remercions tous les candidats de leur intérêt. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées.

    Étiqueté sous : service à la clientèle, service aux membres

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