Adjoint.e exécutif.ive, direction générale

Le Défi

L’adjoint·e exécutif·ve soutient le directeur général dans la gestion de ses mandats tant dans l’organisation quotidienne que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Représentant la direction et alignée avec les valeurs de collégialité, de civilité et de respect de l’expertise du directeur, la personne assure le bon fonctionnement du bureau de la direction, gère les priorités et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes.

Pour réussir dans ce poste, il vous faudra :

• Assister le directeur auprès des équipes du Musée et effectuer les suivis en facilitant le bon déroulement des activités de la direction générale;
• Gérer l’agenda du directeur, déterminer les priorités et organiser les réunions;
• Planifier et coordonner les rendez-vous, les déplacements et les voyages au pays et à l’étranger.
• Fournir un soutien administratif : suivi des projets, des échéances et des dépenses;
• Voir à l’organisation de comités, à la préparation de l’ordre du jour ainsi qu’à la documentation requise et en assurer les suivis nécessaires;
• Rédiger les différentes communications : lettres, correspondances, procès-verbaux, et toutes communications requises;
• Préparer les conférences, la documentation et les allocutions en effectuant des recherches d’images, de statistiques, de biographies, etc.;
• Être le point de contact entre la direction, les comités, le conseil d’administration et les employés;
• Travailler en étroite collaboration avec la secrétaire du conseil d’administration.

La tête de l’emploi :

• Diplôme d’études collégiales en bureautique ou l’équivalent;
• Expérience appréciable d’au moins trois (3) ans dans un poste de soutien et de coordination au niveau exécutif;
• Excellente capacité rédactionnelle en français et très bonne maîtrise de l’anglais parlé et écrit;
• Sens éthique, courtoisie, discrétion et confidentialité;
• Capacités exceptionnelles en matière d’organisation et gestion de temps;
• Initiative, autonomie et débrouillardise;
• Excellente connaissance de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint) et de Google Workspace;
• Habile avec les systèmes ERP, CRM et de comptabilité pour l’inscription des factures, leurs suivis et la mise à jour requise;
• Connaissance du milieu culturel considérée comme un atout tout en possédant une bonne culture générale.

Fidèle à sa mission, le MBAM encourage la diversité au sein de ses équipes et invite les candidats de tous horizons ayant les compétences recherchées à présenter leur candidature.

Veuillez transmettre votre candidature via le formulaire de Secrétaire-inc en mentionnant le titre du poste dans l’objet de votre courriel.

Étiqueté sous : culture, arts